Een eerste UiPath-pilotproject opzetten doe je in vijf concrete stappen: kies een geschikt proces, stel een klein team samen, definieer meetbare doelen, bouw en test de automatisering, en evalueer de resultaten. Een pilot duurt doorgaans twee tot zes weken en is bedoeld om snel te leren of RPA-automatisering werkt voor jouw specifieke situatie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opzetten van een succesvolle UiPath-pilot.
Hoe kies je het juiste proces voor een UiPath-pilot?
Het juiste proces voor een UiPath-pilotproject is repetitief, regelgebaseerd en heeft een hoog volume. Het gaat om taken die medewerkers regelmatig uitvoeren op basis van vaste regels, waarbij weinig uitzonderingen voorkomen en de stappen altijd in dezelfde volgorde worden uitgevoerd. Dit soort processen leent zich het beste voor een eerste RPA-automatisering van bedrijfsprocessen.
Goede voorbeelden zijn het kopiëren van gegevens tussen twee systemen, het invullen van formulieren op basis van een Excel-bestand, of het verwerken van inkomende facturen. Kies voor de pilot bewust een proces dat niet te complex is. Een te ambitieus startproces vergroot de kans op vertraging en maakt het moeilijker om succes te meten.
Let bij de proceskeuze op de volgende criteria:
- Hoog volume: het proces wordt meerdere keren per dag of week uitgevoerd
- Regelgebaseerd: er zijn duidelijke, vastgelegde stappen zonder veel uitzonderingen
- Digitaal: de invoer en uitvoer van het proces verlopen via digitale systemen
- Meetbaar: je kunt de tijdsbesparing of foutreductie eenvoudig bijhouden
- Stabiel: het proces verandert niet op korte termijn
Vermijd voor een eerste pilot processen die afhankelijk zijn van menselijk oordeel, veel uitzonderingen bevatten of waarbij papieren documenten een centrale rol spelen. Die zijn beter geschikt voor een latere fase, als je meer ervaring hebt opgedaan met RPA-automatisering.
Welke rollen en stakeholders zijn nodig voor een succesvolle pilot?
Voor een succesvolle UiPath-pilot heb je minimaal drie rollen nodig: een proceseigenaar, een RPA-ontwikkelaar en een eindgebruiker die het proces dagelijks uitvoert. Zonder betrokkenheid van de mensen die het proces kennen, ontbreekt de kennis die nodig is om de automatisering goed te bouwen en te testen.
De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de beslissingen rondom het proces en geeft goedkeuring voor de automatisering. De eindgebruiker levert de praktijkkennis: hij of zij weet precies welke uitzonderingen er zijn, waar het systeem soms anders reageert en wat de verwachte output is. De RPA-ontwikkelaar vertaalt die kennis naar een werkende robot in UiPath.
Afhankelijk van de organisatie zijn er nog twee extra rollen die je tijdig moet betrekken:
- IT-afdeling: voor toegang tot systemen, testomgevingen en securitygoedkeuring
- Compliance of security officer: om te toetsen of de automatisering voldoet aan geldende regelgeving, zeker in sectoren als financiële dienstverlening of de zorg
Houd het team klein en slagvaardig. Een pilot is geen groot programma. Hoe meer mensen formeel betrokken zijn, hoe groter de kans op vertraging door afstemming en goedkeuringsprocedures.
Hoe stel je een realistisch doel en succescriteria in voor de pilot?
Een realistisch doel voor een UiPath-pilot is concreet, meetbaar en haalbaar binnen de looptijd van de pilot. Formuleer het doel niet als “we willen automatiseren”, maar als “we willen het handmatige invoerproces van X facturen per week volledig automatiseren met een foutpercentage van minder dan 2%”. Dat geeft richting en maakt evaluatie achteraf eenvoudig.
Goede succescriteria voor een RPA-pilotproject zijn onder andere:
- Tijdsbesparing per medewerker per week (in uren)
- Foutreductie ten opzichte van de handmatige situatie
- Verwerkingssnelheid van het geautomatiseerde proces
- Percentage transacties dat zonder menselijke tussenkomst wordt afgerond
- Stabiliteit van de robot over een bepaalde periode
Stel ook een duidelijke tijdslijn vast. Een pilotproject duurt idealiter twee tot zes weken. Langer dan dat vergroot de kans dat de pilot een project op zich wordt, in plaats van een snelle leerervaring. Zorg dat alle betrokkenen het eens zijn over wat succes betekent, voordat je begint met bouwen. Wil je vooraf inzicht in de impact van automatisering op jouw processen, gebruik dan onze gratis impactscanner voor procesautomatisering.
Wat zijn de technische vereisten om UiPath te kunnen draaien?
Om UiPath te kunnen draaien heb je minimaal een Windows-omgeving nodig met voldoende rekenkracht, toegang tot UiPath Studio voor de ontwikkeling en UiPath Orchestrator voor het beheer en plannen van de robots. Voor een pilot volstaat vaak een lokale installatie op een testmachine, maar zorg dat de omgeving representatief is voor de productieomgeving.
De basisvereisten voor een UiPath-implementatie zijn:
- Hardware: een machine met minimaal 8 GB RAM en een moderne processor, bij voorkeur een dedicated testomgeving
- Besturingssysteem: Windows 10 of hoger, of Windows Server 2016 of hoger
- Netwerktoegang: verbinding met de systemen die de robot moet bedienen
- UiPath-licenties: een Studio-licentie voor de ontwikkelaar en een Robot-licentie voor uitvoering
- Testomgeving: toegang tot een testversie van de betrokken applicaties, zodat je niet in de productieomgeving test
Een punt dat organisaties regelmatig onderschatten, is de toegang tot legacy-systemen. Juist bij systemen zonder API-koppeling, wat bij veel grote organisaties het geval is, werkt UiPath op basis van scherminteractie. Dat vereist een stabiele en consistente gebruikersinterface. Controleer vooraf of het systeem voldoende stabiel is om door een robot te worden bediend.
Hoe verloopt de bouw- en testfase van een UiPath-pilotproject?
De bouw- en testfase van een UiPath-pilotproject verloopt iteratief: je bouwt een eerste versie van de automatisering, test die met echte of representatieve data, verwerkt de bevindingen en verfijnt de robot. Dit herhaal je totdat de robot betrouwbaar en stabiel werkt binnen de afgesproken succescriteria.
De bouwfase
Tijdens de bouwfase documenteert de RPA-ontwikkelaar eerst het proces stap voor stap, samen met de eindgebruiker. Dit wordt een Process Definition Document (PDD) of een simpele procesbeschrijving. Op basis daarvan bouwt de ontwikkelaar de automatisering in UiPath Studio. Begin met het hoofdpad van het proces, zonder uitzonderingen. Zorg dat de basisflow werkt voordat je uitzonderingen toevoegt.
De testfase
Test de robot eerst met een kleine set testdata in een afgeschermde omgeving. Controleer of de robot de juiste acties uitvoert, de juiste data verwerkt en foutmeldingen correct afhandelt. Betrek de eindgebruiker actief bij de tests: die herkent afwijkingen die een ontwikkelaar over het hoofd ziet. Na een succesvolle testfase voer je een acceptatietest uit met realistische data, bij voorkeur in een omgeving die lijkt op de productieomgeving.
Wanneer is een UiPath-pilot geslaagd en wat zijn de vervolgstappen?
Een UiPath-pilot is geslaagd wanneer de robot de vooraf vastgestelde succescriteria haalt, stabiel draait over een afgesproken periode en de eindgebruikers vertrouwen hebben in de werking. Succes is dus niet alleen technisch, maar ook menselijk: als de mensen die met het proces werken de robot niet vertrouwen, zal de automatisering in de praktijk niet worden gebruikt.
Na een geslaagde pilot zijn er drie logische vervolgstappen:
- Uitrol naar productie: de robot draait voortaan in de echte omgeving, met monitoring via UiPath Orchestrator
- Opschaling naar andere processen: gebruik de lessen uit de pilot om vergelijkbare processen te identificeren en te automatiseren
- Evaluatie en optimalisatie: meet de daadwerkelijke tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering en vergelijk die met de verwachtingen
Als de pilot niet slaagt, is dat ook waardevolle informatie. Misschien is het gekozen proces toch te complex, of zijn er meer uitzonderingen dan verwacht. In dat geval is het beter om een ander proces te kiezen voor de volgende pilot, in plaats van te blijven investeren in een automatisering die niet werkt.
Hoe wij helpen bij het opzetten van een UiPath-pilotproject
Bij Freelie begeleiden we organisaties van het eerste idee tot een werkende RPA-automatisering in productie. We werken met UiPath en weten uit ervaring welke valkuilen er zijn bij een eerste pilotproject. Onze aanpak is praktisch, snel en gericht op resultaat.
Wat we voor jou kunnen doen bij een UiPath-pilotproject:
- Helpen bij het selecteren van het juiste proces op basis van volume, complexiteit en impact
- Uitvoeren van een procesanalyse samen met jouw eindgebruikers
- Bouwen en testen van de automatisering in een veilige testomgeving
- Begeleiden van de uitrol naar productie, inclusief monitoring en beheer via UiPath Orchestrator
- Adviseren over opschaling naar een breder RPA-programma na een succesvolle pilot
We werken transparant, houden korte lijnen aan en zorgen dat jij altijd weet wat we doen en waarom. Wil je weten of jouw proces geschikt is voor een eerste UiPath-pilot? Neem contact met ons op en we kijken het samen met je door.
Veelgestelde vragen
Hoeveel budget heb je nodig om een UiPath-pilot te starten?
De kosten van een UiPath-pilot hangen af van of je intern een RPA-ontwikkelaar beschikbaar hebt of extern inhuurt. UiPath biedt een gratis Community Edition voor kleine teams, wat de licentiekosten voor een pilot beperkt. Reken bij een externe begeleiding op een investering van enkele duizenden euro's voor een pilottraject van twee tot zes weken, afhankelijk van de complexiteit van het proces. De tijdsbesparing die een succesvolle automatisering oplevert, verdient deze investering doorgaans al binnen enkele maanden terug.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij een eerste RPA-pilotproject?
De meest voorkomende fout is het kiezen van een te complex of uitzonderingsrijk proces voor de eerste pilot, waardoor de kans op succes klein is en de doorlooptijd oploopt. Een tweede veelgemaakte fout is het te laat betrekken van IT en compliance, waardoor de pilot vertraging oploopt door ontbrekende toegangen of goedkeuringen. Tot slot onderschatten organisaties regelmatig het belang van eindgebruikersbetrokkenheid: zonder hun praktijkkennis mist de robot cruciale processtappen of uitzonderingen die pas in productie aan het licht komen.
Kan een UiPath-pilot ook mislukken, en wat doe je dan?
Ja, een pilot kan mislukken, en dat is geen ramp maar waardevolle informatie. Als de robot de succescriteria niet haalt, analyseer je eerst waarom: lag het aan de proceskeuze, aan technische beperkingen van een legacy-systeem, of aan onvoldoende stabiele invoerdata? Op basis van die analyse kies je een beter passend proces voor een volgende pilot of pas je de aanpak aan. Beschouw een mislukte pilot als een leermoment, niet als een bewijs dat RPA niet werkt voor jouw organisatie.
Hoe zorg je ervoor dat medewerkers de robot accepteren en er daadwerkelijk mee werken?
Betrek medewerkers zo vroeg mogelijk in het traject en communiceer transparant over het doel van de automatisering: de robot neemt repetitief werk over, zodat medewerkers zich kunnen richten op taken met meer toegevoegde waarde. Laat eindgebruikers actief meedenken over het proces en deelnemen aan de testfase, zodat ze vertrouwen opbouwen in de werking van de robot. Weerstand ontstaat vaak door onzekerheid over baanverlies of verlies van controle; een open gesprek hierover en een duidelijke uitleg van de rol van de robot helpen die weerstand weg te nemen.
Wat is het verschil tussen UiPath Studio en UiPath Orchestrator, en heb je beide nodig voor een pilot?
UiPath Studio is de ontwikkelomgeving waarin de RPA-ontwikkelaar de automatisering bouwt en test, terwijl UiPath Orchestrator het platform is waarmee je robots centraal beheert, plant en monitort. Voor een eerste pilot kun je in principe volstaan met UiPath Studio en een lokale robot, maar het is aan te raden om Orchestrator al vroeg in te richten. Zo wen je direct aan het beheer van de robot zoals dat in productie ook zal gaan, en heb je direct inzicht in logs en foutmeldingen.
Hoe lang duurt het voordat een UiPath-robot klaar is voor productie na een geslaagde pilot?
Na een geslaagde acceptatietest duurt de overgang naar productie doorgaans één tot twee weken, afhankelijk van de doorlooptijd van interne IT-procedures en de complexiteit van de productieomgeving. In deze fase richt je de monitoring in via Orchestrator, stel je alerting in voor fouten en zorg je dat er een duidelijk proces is voor het afhandelen van uitzonderingen die de robot niet zelf kan oplossen. Hoe beter de testomgeving tijdens de pilot overeenkwam met de productieomgeving, hoe soepeler deze overgang verloopt.
Kun je een UiPath-pilot opschalen naar meerdere processen tegelijk, of kun je dat beter gefaseerd doen?
Het is sterk aan te raden om gefaseerd op te schalen in plaats van meerdere processen tegelijk aan te pakken. Na een eerste succesvolle pilot heb je waardevolle inzichten opgedaan over je eigen organisatie, de technische omgeving en de samenwerking tussen de betrokken rollen. Gebruik die lessen om een tweede en derde proces te selecteren en te automatiseren, voordat je een groter RPA-programma opzet. Gefaseerde opschaling geeft je de tijd om een solide governance-structuur op te bouwen voor beheer, monitoring en doorontwikkeling van je robotportfolio.
Gerelateerde artikelen
- Hoe gebruik je UiPath voor HR-procesautomatisering?
- Welke vragen stel je aan een ontwikkelaar voor webapplicatie bouwen?
- Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren met RPA?
- Is ChatGPT een generatieve AI?
- Wat is de impact van Mendix op de IT-afdeling van een organisatie?
Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.