Hoe beheer je meerdere UiPath-bots tegelijk via Orchestrator?

Met UiPath Orchestrator beheer je meerdere bots vanuit één centraal platform: je plant taken in, verdeelt werk over beschikbare robots en monitort de uitvoering in real time. Orchestrator fungeert als de dirigent van je RPA-omgeving en zorgt ervoor dat bots op het juiste moment de juiste taak uitvoeren. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over effectief botbeheer via Orchestrator.

Wat doet UiPath Orchestrator precies met je bots?

UiPath Orchestrator is het centrale beheersplatform waarmee je UiPath-bots aanstuurt, inplant, monitort en beveiligt. Je bepaalt vanuit Orchestrator wanneer een bot een proces start, op welke machine hij draait en hoe vaak hij een taak herhaalt. Zonder Orchestrator werkt elke bot als een losstaand eiland; met Orchestrator worden ze één gecoördineerd geheel.

Concreet biedt Orchestrator de volgende kernfuncties voor botmanagement:

Scheduling: plan processen in op vaste tijden of op basis van triggers
Queues: verdeel werkitems dynamisch over meerdere bots
Asset management: sla gedeelde variabelen en inloggegevens veilig op
Logging en auditing: elke botactie wordt vastgelegd voor controle en analyse
Alerts: ontvang meldingen bij fouten of afwijkend gedrag

Voor organisaties die met meerdere automatiseringsprocessen werken, is Orchestrator geen optie maar een noodzaak. Het maakt schaalbaar RPA-beheer mogelijk zonder dat je handmatig elke robot hoeft bij te houden.

Hoe verdeel je taken slim over meerdere bots?

De slimste manier om taken te verdelen over meerdere UiPath-bots is via Orchestrator Queues. Een queue is een wachtrij met werkitems die Orchestrator automatisch toewijst aan de eerst beschikbare bot. Zo verwerk je grote volumes efficiënt zonder dat je handmatig hoeft te bepalen welke bot welk item oppakt.

Een praktisch voorbeeld: stel dat je elke nacht duizend facturen wilt verwerken. Je plaatst alle factuuritems in een queue en laat drie unattended bots parallel werken. Orchestrator verdeelt het werk automatisch en zorgt ervoor dat geen enkel item twee keer wordt verwerkt. Als één bot uitvalt, pakken de andere twee zijn werk gewoon over.

Naast queues zijn er nog twee veelgebruikte verdelingsstrategieën:

Triggers op basis van beschikbaarheid: een bot start een nieuw proces zodra hij klaar is met het vorige
Prioritering binnen queues: geef bepaalde werkitems een hogere prioriteit zodat urgente taken eerst worden afgehandeld

De keuze tussen deze aanpakken hangt af van de aard van je processen. Regelmatige batchverwerking werkt goed met queues; tijdgevoelige uitzonderingen vragen om prioritering.

Wat is het verschil tussen attended en unattended bots in Orchestrator?

Attended bots werken samen met een medewerker en worden geactiveerd door een menselijke handeling, zoals een klik of een toetsenbordshortcut. Unattended bots draaien volledig zelfstandig, zonder menselijke tussenkomst, en worden aangestuurd via Orchestrator op basis van een schema of trigger. Het verschil bepaalt hoe je ze configureert en beheert in Orchestrator.

Attended bots in Orchestrator

Attended bots worden gestart vanuit de UiPath Assistant op de werkplek van een medewerker. Orchestrator beheert de licenties, de versies van de processen en de logging, maar de uitvoering zelf vindt plaats op initiatief van de gebruiker. Dit type bot is ideaal voor processen waarbij een medewerker een beslissing neemt en de bot vervolgens het repetitieve gedeelte overneemt, zoals het invullen van een formulier op basis van gegevens uit een ander systeem.

Unattended bots in Orchestrator

Unattended bots draaien op een server of virtuele machine en worden volledig aangestuurd door Orchestrator. Ze starten op geplande tijden of op basis van queue-items en hebben geen menselijke aanwezigheid nodig. Dit maakt ze geschikt voor nachtelijke batchverwerking, continue datamigratietaken of processen die 24/7 moeten draaien. In Orchestrator stel je voor deze bots aparte machineconnecties, triggers en monitoringregels in.

Hoe monitor je of je bots correct blijven draaien?

Je monitort UiPath-bots via het Orchestrator-dashboard, dat real-time inzicht geeft in de status van elk actief proces: gestart, geslaagd, mislukt of geblokkeerd. Combineer dit met automatische alerts en gestructureerde logging om problemen te signaleren voordat ze impact hebben op je bedrijfsprocessen.

Effectieve RPA-monitoring draait om drie lagen:

Procesmonitoring: bekijk per job of een uitvoering geslaagd is en hoe lang die duurde
Queue-monitoring: controleer hoeveel items in behandeling zijn, geslaagd zijn of gefaald hebben
Machine-monitoring: houd bij of de robots op de verwachte machines actief zijn en of er verbindingsproblemen zijn

Stel in Orchestrator altijd e-mailalerts in voor kritieke fouten. Zo weet je direct wanneer een bot vastloopt in plaats van dit de volgende ochtend pas te ontdekken. Koppel Orchestrator-logs ook aan een centraal monitoringsysteem als je organisatie al werkt met tools zoals Splunk of een SIEM-platform. Dat geeft je een volledig overzicht over alle systemen heen.

Hoe regel je toegang en beveiliging voor meerdere teams?

In UiPath Orchestrator regel je toegang via een rolgebaseerd rechtensysteem. Je wijst gebruikers of groepen specifieke rollen toe, zoals Administrator, Developer of Viewer, en bepaalt per map (folder) welke teams toegang hebben tot welke processen en bots. Zo werken meerdere teams veilig en geïsoleerd binnen dezelfde Orchestrator-omgeving.

Voor grotere organisaties zijn dit de meest relevante beveiligingsinstellingen:

Folders: scheid omgevingen per team, afdeling of project zodat teams elkaars bots niet kunnen aanpassen
Assets met encryptie: sla wachtwoorden en API-sleutels versleuteld op in Orchestrator in plaats van in de bot zelf
Auditlogs: elke configuratiewijziging wordt gelogd met tijdstip en gebruiker
SSO-integratie: koppel Orchestrator aan je bestaande Active Directory of identityprovider voor gecentraliseerd gebruikersbeheer

Organisaties in gereguleerde sectoren, zoals financiële dienstverlening of de zorg, moeten ook nadenken over data-isolatie. Zorg dat bots die werken met persoonsgegevens alleen toegang hebben tot de systemen en assets die strikt noodzakelijk zijn voor hun taak. The principle of least privilege geldt ook voor software-robots.

Wanneer schakel je over van handmatig botbeheer naar een Center of Excellence?

Je schakelt over naar een RPA Center of Excellence (CoE) wanneer het aantal bots, teams en processen te groot wordt om ad hoc te beheren. Een CoE is een intern of hybride team dat standaarden, governance en best practices voor RPA-beheer vastlegt en bewaakt. De meeste organisaties bereiken dit punt wanneer ze meer dan tien actieve bots draaien of wanneer meerdere afdelingen onafhankelijk van elkaar automatisering willen opstarten.

Een CoE lost drie concrete problemen op die ontstaan bij groei:

Inconsistentie: zonder centrale regie bouwen teams bots op verschillende manieren, wat onderhoud bemoeilijkt
Schaalbaarheid: een CoE bepaalt welke processen prioriteit krijgen en hoe licenties efficiënt worden ingezet
Kennisbehoud: als de enige persoon die een bot begrijpt vertrekt, valt het proces stil; een CoE documenteert en borgt kennis

Een CoE hoeft niet groot te zijn. Zelfs een klein team van twee of drie mensen dat verantwoordelijk is voor Orchestrator-beheer, standaarden en kwaliteitscontrole maakt al een groot verschil. Belangrijk is dat er iemand eigenaarschap heeft over de RPA-omgeving als geheel, in plaats van dat iedereen zijn eigen botje beheert.

Hoe Freelie helpt met UiPath Orchestrator-beheer

Wij helpen organisaties om hun UiPath-omgeving professioneel in te richten en te schalen. Of je nu net begint met een handvol bots of al een grotere automatiseringsomgeving beheert, wij zorgen dat Orchestrator goed staat en dat je team er effectief mee werkt. Concreet ondersteunen we bij:

Het inrichten van Orchestrator-omgevingen met de juiste folderstructuur, rollen en beveiligingsinstellingen
Het bouwen en optimaliseren van unattended en attended RPA-processen met UiPath
Het opzetten van een Center of Excellence, inclusief governance-kaders en trainingen voor je eigen team
Het uitvoeren van maturity scans om je RPA-aanpak te versterken
Begeleiding bij de overgang van handmatige processen naar volledige automatisering, ook bij legacysystemen zonder API-mogelijkheden

Wil je weten hoe jouw organisatie meer uit UiPath Orchestrator haalt? Neem contact op met Freelie voor een vrijblijvend gesprek.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bots kan ik tegelijkertijd beheren via UiPath Orchestrator?

UiPath Orchestrator heeft in principe geen harde limiet op het aantal bots dat je kunt beheren; de praktische grens wordt bepaald door het aantal licenties dat je organisatie heeft en de capaciteit van de servers waarop de bots draaien. Via de folderstructuur en het rechtensysteem schaal je eenvoudig op van een handvol bots naar honderden robots zonder dat de beheerbaarheid verloren gaat. Het is wel aan te raden om bij groei tijdig een governance-structuur zoals een Center of Excellence in te richten, zodat het overzicht bewaard blijft.

Wat moet ik doen als een bot vastloopt of een foutmelding geeft in Orchestrator?

Begin met het controleren van de joblog in Orchestrator: die toont exact op welke stap de bot is vastgelopen en welke foutmelding is teruggegeven. Controleer vervolgens of het probleem ligt bij de bot zelf (een gewijzigde schermopbouw of een onverwachte invoerwaarde), bij de machine (verbindingsproblemen of een vergrendelde sessie) of bij een externe afhankelijkheid zoals een API of database. Herstel de oorzaak, herstart de job handmatig vanuit Orchestrator en stel daarna een alert in zodat je bij een herhaling direct een melding ontvangt.

Kan ik UiPath Orchestrator ook gebruiken zonder cloudverbinding, dus volledig on-premises?

Ja, UiPath biedt naast de cloudversie (Automation Cloud) ook een on-premises installatie van Orchestrator aan, waarbij alle data en processen binnen de eigen infrastructuur van je organisatie blijven. Dit is met name relevant voor organisaties in gereguleerde sectoren zoals de zorg of financiële dienstverlening, waar strenge eisen gelden voor dataresidenentie en netwerkisolatie. De functionaliteit is grotendeels gelijk, maar je bent als organisatie zelf verantwoordelijk voor het beheer, de updates en de beschikbaarheid van de server.

Hoe zorg ik ervoor dat wachtwoorden en inloggegevens van bots veilig blijven?

Sla nooit wachtwoorden of API-sleutels rechtstreeks op in een UiPath-workflow of een configuratiebestand, maar gebruik altijd de versleutelde Assets in Orchestrator of een gekoppelde externe credential store zoals CyberArk of HashiCorp Vault. Orchestrator geeft een bot tijdens de uitvoering tijdelijk toegang tot de benodigde inloggegevens, zonder dat deze zichtbaar zijn in de code of de logs. Beperk daarnaast via het rechtensysteem welke robots en gebruikers toegang hebben tot welke assets, zodat gevoelige gegevens alleen bereikbaar zijn voor de processen die ze strikt nodig hebben.

Wat is het verschil tussen een 'job' en een 'trigger' in Orchestrator?

Een job is een concrete uitvoeringsinstantie van een proces: het moment waarop een bot daadwerkelijk aan het werk gaat. Een trigger is de regel die bepaalt wanneer en hoe een job automatisch wordt aangemaakt, bijvoorbeeld elke werkdag om 06:00 uur of zodra er een nieuw item in een queue verschijnt. Je kunt jobs ook handmatig starten vanuit het Orchestrator-dashboard, maar voor geautomatiseerde en schaalbare botbeheer gebruik je vrijwel altijd triggers zodat je niet elke keer handmatig hoeft in te grijpen.

Hoe migreer ik bestaande bots naar een nieuwe Orchestrator-omgeving zonder downtime?

Plan een migratie altijd buiten de piekuren en begin met het exporteren van alle relevante configuraties: packages, assets, queues en triggers. Publiceer de packages vervolgens naar de nieuwe omgeving, herstel de assets en triggers, en test de processen grondig in een acceptatieomgeving voordat je live gaat. Zorg dat de machineverbindingen van de robots tijdig worden omgezet naar de nieuwe Orchestrator-URL en communiceer de geplande onderhoudsperiode vooraf aan alle betrokken teams om onverwachte verstoringen te voorkomen.

Welke rapportages en KPI's kan ik uit Orchestrator halen om de ROI van mijn bots aan te tonen?

Orchestrator biedt ingebouwde rapportages over jobduur, slagingspercentages, foutfrequenties en queue-doorvoer, die je kunt exporteren of koppelen aan BI-tools zoals Power BI of Tableau. Vertaal deze data naar zakelijke KPI's zoals het aantal verwerkte transacties per uur, de gemiddelde verwerkingstijd ten opzichte van een menselijke medewerker en de kostenbesparing per geautomatiseerd proces. Voor een overtuigende ROI-berekening combineer je de Orchestrator-data met de tijdsregistratie van het handmatige proces vóór automatisering, zodat je een concrete vergelijking kunt presenteren aan stakeholders.

Gerelateerde artikelen

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.