RPA werkt bij legacy systemen zonder API-koppeling door de gebruikersinterface van een systeem te bedienen, precies zoals een medewerker dat handmatig zou doen. Een softwarebot leest schermen, vult velden in en navigeert door applicaties, zonder dat er een technische koppeling nodig is. Daarmee is RPA een praktische oplossing voor organisaties die vastzitten aan verouderde systemen die niet meer te integreren zijn.
Wat is RPA en waarom is het juist geschikt voor legacy systemen?
Robotic Process Automation (RPA) is een technologie waarmee je softwarebots inzet om repetitieve, handmatige taken te automatiseren. Denk aan het kopiëren van gegevens tussen systemen, het invullen van formulieren of het overzetten van data uit Excel naar een andere applicatie. Wat RPA onderscheidt van traditionele automatisering, is dat er geen aanpassingen aan het bronsysteem nodig zijn.
Traditionele automatiseringsaanpakken vereisen doorgaans een API, een databasekoppeling of een plug-in. Bij legacy systemen is dat vaak niet mogelijk. RPA omzeilt dit probleem door te werken via de presentatielaag van een systeem: de interface die een medewerker ook ziet. Dat maakt het bij uitstek geschikt voor omgevingen waar modernisering technisch of financieel niet haalbaar is.
Hoe werkt RPA technisch gezien bij systemen zonder API-koppeling?
RPA-bots werken via UI-automatisering en schermherkenning. De bot identificeert elementen op het scherm, zoals knoppen, tekstvelden en menu’s, en voert daarop acties uit. Dit gebeurt op basis van coördinaten, elementnamen of visuele patronen, afhankelijk van het type systeem en de gebruikte RPA-software.
Bij een mainframe of een oude desktopapplicatie logt de bot in, navigeert naar het juiste scherm, leest de benodigde gegevens uit en verwerkt die vervolgens in een ander systeem. Dit alles zonder dat er ook maar één regel code in het legacy systeem zelf wordt aangepast. De bot simuleert letterlijk het gedrag van een menselijke gebruiker, inclusief wachten op laadtijden en reageren op pop-ups.
Welke soorten legacy systemen zijn geschikt voor RPA-automatisering?
RPA is toepasbaar op een breed scala aan verouderde systemen, zolang er een gebruikersinterface is waarmee een medewerker normaal gesproken werkt. De meest voorkomende toepassingen zijn:
- Mainframes met terminalgebaseerde interfaces, zoals IBM AS/400 of 3270-schermen
- Desktopapplicaties die niet meer worden doorontwikkeld, maar nog wel actief worden gebruikt
- ERP-systemen zonder moderne API-ondersteuning, waarbij handmatige invoer nog dagelijks plaatsvindt
- Excel-gebaseerde workflows waarbij medewerkers data handmatig overzetten naar andere systemen
- Webportalen zonder koppelmogelijkheden, zoals leveranciersportalen of overheidsplatforms
Het gemeenschappelijke kenmerk is dat een mens er normaal gesproken doorheen klikt. Als een medewerker het kan uitvoeren, kan een RPA-bot het in de meeste gevallen overnemen.
Wat zijn de grootste uitdagingen bij RPA-implementatie in legacy omgevingen?
De grootste uitdaging is de kwetsbaarheid van bots voor schermwijzigingen. Verandert er iets in de interface—een update, een andere schermindeling of een gewijzigde veldnaam—dan kan de bot vastlopen. Dit vraagt om goed onderhoud en monitoring na de livegang.
Daarnaast zijn er een aantal andere aandachtspunten die je serieus moet nemen:
- Governance en compliance: in sterk gereguleerde sectoren moet elke automatisering voldoen aan audit- en beveiligingseisen
- Uitzonderingsbeheer: processen bevatten altijd uitzonderingen die een bot niet zelfstandig kan afhandelen en die een goede escalatieroute vereisen
- Procesanalyse vooraf: een slecht gedocumenteerd of inconsistent proces leidt tot een fragiele bot die meer problemen veroorzaakt dan oplost
Een grondige procesanalyse vóór de implementatie is daarom geen luxe, maar een noodzaak. Alleen stabiele, goed gedefinieerde processen zijn geschikt voor het automatiseren van bedrijfsprocessen met RPA.
Hoe zorgt Freelie voor succesvolle RPA-implementaties bij legacy systemen?
Wij helpen organisaties bij het automatiseren van repetitieve processen op legacy systemen, ook wanneer er geen API-koppeling of plug-in beschikbaar is. Met UiPath als platform bouwen we robuuste RPA-oplossingen die aansluiten op jouw specifieke procesomgeving en die voldoen aan de governance- en compliancevereisten van jouw sector.
Onze aanpak omvat:
- Een grondige analyse van het proces om te bepalen wat geschikt is voor automatisering
- Het bouwen en testen van bots die stabiel werken, ook bij kleine wijzigingen in de interface
- Inrichting van uitzonderingsbeheer zodat afwijkingen correct worden afgehandeld
- Begeleiding bij governance en documentatie, afgestemd op jouw sector
Wil je weten welke processen binnen jouw organisatie in aanmerking komen voor RPA? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.