Waarvoor wordt UiPath gebruikt?

UiPath wordt gebruikt om repetitieve, regelgedreven taken te automatiseren die medewerkers normaal handmatig uitvoeren. Denk aan het kopiëren van gegevens tussen systemen, het verwerken van documenten en het uitvoeren van stap-voor-stapprocessen in bestaande applicaties. UiPath zet software-robots in die deze handelingen overnemen, sneller, foutloos en 24 uur per dag. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe UiPath werkt, wat het verschil is met andere platforms en wanneer het de juiste keuze is.

Welke soorten taken automatiseert UiPath?

UiPath automatiseert taken die regelmatig terugkeren, een vaste structuur hebben en weinig uitzonderingen kennen. De software-robots van UiPath bedienen bestaande applicaties op dezelfde manier als een medewerker dat doet: ze klikken, typen, lezen schermen uit en voeren acties uit in systemen zoals ERP-software, e-mailclients en webbrowsers.

Concrete voorbeelden van taken die UiPath automatiseert zijn:

Gegevens kopiëren van het ene systeem naar het andere
Facturen en formulieren uitlezen en verwerken
Rapportages samenstellen vanuit meerdere bronnen
E-mails sorteren, beantwoorden of doorsturen op basis van inhoud
Gegevens valideren en controleren op fouten
Bestellingen of aanvragen verwerken in back-endsystemen

UiPath ondersteunt ook zogenaamde document processing, waarbij ongestructureerde documenten zoals facturen, contracten en e-mails automatisch worden herkend, geclassificeerd en verwerkt. Dit maakt het platform geschikt voor bredere administratieve processen, niet alleen voor eenvoudige klik-en-kopieertaken.

Hoe werkt UiPath in de praktijk?

UiPath werkt door software-robots te bouwen die de gebruikersinterface van bestaande applicaties bedienen. De robot ziet het scherm, herkent de elementen en voert acties uit alsof er een medewerker achter de computer zit. Dat betekent dat er geen aanpassingen nodig zijn aan de onderliggende systemen.

In de praktijk zijn er twee hoofdvormen van inzet:

Unattended automatisering

Bij unattended RPA draaien de robots volledig zelfstandig, zonder dat een medewerker erbij betrokken is. De robot start op een vast moment of op basis van een trigger, voert de taak uit en slaat de resultaten op. Dit is ideaal voor processen die ’s nachts of in het weekend moeten doorgaan, zoals het verwerken van batchbestanden of het ophalen van gegevens uit externe systemen.

Human-in-the-loop automatisering

Soms zijn er uitzonderingen of beslismomenten waarbij een mens nodig is. Bij human-in-the-loopautomatisering verwerkt de robot het grootste deel van de taak zelfstandig, maar stopt hij op het moment dat er een beoordeling nodig is. Een medewerker beoordeelt dan het specifieke geval en de robot gaat daarna verder. Dit verhoogt de betrouwbaarheid van het proces zonder dat alles volledig handmatig hoeft te blijven.

Wat is het verschil tussen UiPath en low-code platforms zoals Mendix?

UiPath en Mendix lossen verschillende problemen op. UiPath automatiseert bestaande processen door de gebruikersinterface van systemen te bedienen, zonder die systemen aan te passen. Mendix bouwt nieuwe applicaties waarmee je processen opnieuw ontwerpt. Het zijn complementaire tools, geen directe concurrenten.

Het belangrijkste onderscheid zit in de aanpak:

UiPath werkt boven op bestaande systemen. Het is de aangewezen keuze als je legacy software hebt zonder API-koppeling, of als je snel een repetitief proces wilt automatiseren zonder het systeem zelf te wijzigen.
Mendix bouwt nieuwe applicaties. Het is de juiste keuze als je een proces fundamenteel wilt verbeteren, nieuwe functionaliteiten wilt toevoegen of een gebruiksvriendelijkere interface wilt creëren voor medewerkers.

In veel organisaties worden beide platforms naast elkaar ingezet. UiPath automatiseert de repetitieve handelingen in de bestaande systemen, terwijl Mendix zorgt voor de nieuwe applicatielaag die medewerkers en klanten gebruiken. Samen vormen ze een krachtige combinatie voor procesoptimalisatie en procesautomatisering.

In welke sectoren wordt UiPath het meest ingezet?

UiPath wordt breed ingezet, maar is bijzonder populair in sectoren met veel gestandaardiseerde, documentintensieve processen. Financiële dienstverlening, de zorgsector en de overheid zijn de sectoren waar RPA-oplossingen zoals UiPath de meeste impact maken.

In de financiële sector worden processen rondom leningverstrekking, compliancecontroles en rapportages geautomatiseerd. Denk aan het ophalen van klantgegevens uit meerdere systemen, het valideren van documenten en het samenstellen van dossiers voor beoordeling.

In de zorgsector helpt UiPath bij administratieve processen zoals het verwerken van patiëntgegevens, het aanmaken van declaraties en het overdragen van informatie tussen systemen die niet met elkaar communiceren.

Bij overheden en gemeenten worden repetitieve backofficeprocessen geautomatiseerd, zoals het verwerken van aanvragen, het bijwerken van registers en het genereren van standaarddocumenten.

Ook in de maakindustrie en logistiek wordt UiPath ingezet voor orderbeheer, voorraadupdates en het verwerken van leveranciersgegevens. Kortom: elke sector met veel handmatige, regelmatig terugkerende taken is een geschikte omgeving voor UiPath.

Wanneer is UiPath de juiste keuze voor procesautomatisering?

UiPath is de juiste keuze wanneer je een repetitief, regelgedreven proces wilt automatiseren in een omgeving waar de onderliggende systemen niet eenvoudig aangepast kunnen worden. Dat geldt in het bijzonder voor legacysystemen zonder API-koppeling, waarbij directe integratie niet mogelijk is.

UiPath past goed als:

Medewerkers dezelfde handelingen elke dag opnieuw uitvoeren in dezelfde systemen
Het proces weinig uitzonderingen heeft en goed te beschrijven is in stappen
De systemen die je gebruikt geen moderne integratiemogelijkheden bieden
Je snel resultaat wilt boeken zonder grote IT-projecten op te starten
Je bestaande systemen wilt blijven gebruiken, maar de handmatige werkdruk wilt verlagen

UiPath is minder geschikt als het proces zelf fundamenteel inefficiënt is en eigenlijk opnieuw ontworpen moet worden. In dat geval is het beter om eerst het proces te herontwerpen, bijvoorbeeld met een low-codeplatform, voordat je automatisering toevoegt. Automatisering van een slecht proces leidt anders alleen maar tot snellere fouten.

Hoe wij helpen met RPA en procesautomatisering

Wij zetten UiPath in om repetitieve processen over te nemen die medewerkers dagelijks veel tijd kosten. Daarbij kijken we niet alleen naar de technische uitvoering, maar ook naar het proces zelf: is dit het juiste moment voor automatisering, of moet het proces eerst worden verbeterd?

Concreet helpen we onder andere met:

Het in kaart brengen van processen die geschikt zijn voor RPA-automatisering
Het bouwen van unattended en human-in-the-looprobots met UiPath
Het automatiseren van documentverwerking, zoals facturen en formulieren
Het koppelen van RPA aan low-codeapplicaties gebouwd in Mendix
Het analyseren en optimaliseren van bestaande automatiseringsscripts

Wij werken voor corporate organisaties die te maken hebben met legacysystemen, hoge handmatige werkdruk en de wens om snel resultaat te boeken zonder grote systeemwijzigingen. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Gebruik de impactscanner om je situatie te analyseren of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een UiPath-robot te bouwen en in gebruik te nemen?

De doorlooptijd hangt sterk af van de complexiteit van het proces. Een eenvoudige, goed beschreven taak — zoals het kopiëren van gegevens tussen twee systemen — kan binnen twee tot vier weken geautomatiseerd zijn. Complexere processen met uitzonderingen of documentverwerking vragen doorgaans vier tot twaalf weken. Het voordeel van UiPath is dat je geen aanpassingen hoeft te doen aan bestaande systemen, wat de implementatietijd aanzienlijk verkort ten opzichte van traditionele IT-projecten.

Wat gebeurt er als een systeem of scherm verandert? Stopt de robot dan met werken?

Dit is een veelvoorkomende zorg en terecht. Als de gebruikersinterface van een applicatie verandert — bijvoorbeeld na een software-update — kan een robot inderdaad vastlopen omdat hij bepaalde elementen niet meer herkent. Goede robots worden daarom gebouwd met robuuste selectors en foutafhandeling, zodat ze veranderingen zoveel mogelijk opvangen. Daarnaast is het verstandig om een beheerproces in te richten waarbij robots periodiek worden gecontroleerd en bijgehouden na systeemwijzigingen.

Heeft mijn organisatie technische kennis of een IT-afdeling nodig om met UiPath te starten?

Voor het bouwen en beheren van UiPath-robots is technische kennis nodig, maar je hoeft geen grote IT-afdeling te hebben. Veel organisaties kiezen ervoor om de ontwikkeling uit te besteden aan een gespecialiseerde partner en intern één of twee medewerkers op te leiden als proceseigenaar of RPA-beheerder. UiPath biedt ook een visuele, low-code ontwikkelomgeving waarmee relatief snel robots gebouwd kunnen worden door mensen met een analytische achtergrond, zelfs zonder uitgebreide programmeerervaring.

Kan UiPath ook omgaan met uitzonderingen en onverwachte situaties in een proces?

Ja, maar dit vereist bewuste ontwerpkeuzes tijdens de bouw van de robot. Uitzonderingen kunnen worden afgevangen via foutafhandelingslogica, waarbij de robot bij een onverwachte situatie een melding stuurt, de taak logt en doorgaat met de volgende. Voor gevallen waarbij een menselijk oordeel echt noodzakelijk is, is de human-in-the-loop aanpak de juiste oplossing: de robot pauzeert, legt de uitzondering voor aan een medewerker en hervat het proces na goedkeuring. Hoe meer uitzonderingen een proces kent, hoe belangrijker het is om dit vooraf goed in kaart te brengen.

Wat is het verschil tussen UiPath en een gewone API-koppeling?

Een API-koppeling communiceert rechtstreeks met de achterliggende logica van een systeem, terwijl UiPath de gebruikersinterface bedient — net zoals een medewerker dat doet. Een API-koppeling is technisch gezien robuuster en sneller, maar vereist dat het systeem een API aanbiedt én dat er ontwikkelcapaciteit is om die koppeling te bouwen. UiPath is juist waardevol wanneer een systeem geen API heeft, of wanneer een API-koppeling te kostbaar of tijdrovend is. In moderne omgevingen worden beide aanpakken soms gecombineerd: UiPath voor de scherminteractie en API-calls voor de systeemintegratie waar dat wel mogelijk is.

Hoe meet ik of een UiPath-automatisering daadwerkelijk rendement oplevert?

Het rendement van RPA wordt doorgaans gemeten aan de hand van bespaarde uren per week of maand, de foutreductie in het proces en de terugverdientijd van de investering. Breng voorafgaand aan de automatisering de huidige situatie in kaart: hoeveel tijd besteden medewerkers aan de taak, hoe vaak treden er fouten op en wat zijn de kosten daarvan? Na implementatie vergelijk je deze cijfers met de nieuwe situatie. UiPath biedt via zijn Orchestrator-platform ook ingebouwde monitoring en rapportages waarmee je de prestaties van robots continu kunt volgen.

Kunnen UiPath-robots ook worden ingezet voor processen die meerdere afdelingen of systemen overspannen?

Absoluut. UiPath is juist krachtig in zogenaamde end-to-end automatiseringen waarbij een robot door meerdere systemen heen werkt — van e-mailclient naar ERP, van ERP naar een webportaal, en terug. Dit maakt het platform geschikt voor processen die normaal gesproken door meerdere medewerkers op verschillende afdelingen worden uitgevoerd. Het is wel belangrijk om bij dergelijke complexe automatiseringen de processtappen en verantwoordelijkheden goed te documenteren, zodat de robot correct gebouwd kan worden en beheerbaar blijft.

Gerelateerde artikelen

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.