Wat doet UiPath? | Freelie

UiPath is een softwareplatform voor Robotic Process Automation (RPA) waarmee organisaties repetitieve, regelgedreven taken automatiseren via software-robots. Die robots bootsen menselijke handelingen na: ze klikken, typen, kopiëren gegevens en navigeren door applicaties, precies zoals een medewerker dat zou doen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over UiPath, van de taken die het kan automatiseren tot wanneer het de juiste keuze is voor jouw organisatie.

Welke taken kan UiPath automatiseren?

UiPath kan vrijwel elke repetitieve, regelgedreven taak automatiseren waarbij een medewerker data verplaatst, invoert of controleert. Denk aan het kopiëren van gegevens tussen systemen, het verwerken van facturen, het invullen van formulieren en het genereren van rapporten. Zolang een taak een vast patroon volgt, is UiPath in staat die taak over te nemen.

In de praktijk zien we de meeste winst op de volgende gebieden:

Data-invoer en migratie: gegevens overnemen uit Excel, e-mails of pdf-documenten en die invoeren in andere systemen, zonder handmatige tussenkomst.
Documentverwerking: facturen, formulieren en contracten automatisch herkennen, classificeren en verwerken, inclusief het extraheren van relevante velden.
Systeemkoppelingen bij legacy software: bij systemen zonder API of pluginmogelijkheid bedient UiPath de applicatie via de gebruikersinterface, net als een medewerker.
Rapportage en monitoring: periodieke rapporten samenstellen door data uit meerdere bronnen op te halen en samen te voegen.
Goedkeurings- en notificatieprocessen: statuswijzigingen bijhouden, meldingen versturen en goedkeuringen doorsturen naar de juiste persoon.

Wat UiPath bijzonder maakt, is dat het ook ongestructureerde input aankan. Via de ingebouwde Document Understanding-functionaliteit verwerkt het platform documenten die qua opmaak variëren, zoals facturen van verschillende leveranciers of e-mails met wisselende inhoud.

Hoe werkt een UiPath-robot precies?

Een UiPath-robot is een softwareproces dat stap voor stap een reeks instructies uitvoert op een computer, net zoals een medewerker een taak doorloopt. De robot wordt geprogrammeerd via het UiPath Studio-platform, waar je visueel een workflow bouwt. Vervolgens voert de robot die workflow uit: hij opent applicaties, leest schermen, klikt op knoppen en verwerkt data.

Het platform werkt met twee hoofdtypen robots:

Attended robots: deze draaien op de werkplek van een medewerker en worden gestart wanneer de medewerker dat aangeeft. Ze ondersteunen de medewerker bij taken die menselijke input vereisen, zoals het verwerken van een klantvraag.
Unattended robots: deze draaien volledig zelfstandig, zonder dat iemand aanwezig hoeft te zijn. Ze worden ingepland of getriggerd door een gebeurtenis en voeren taken uit op de achtergrond, ook buiten kantooruren.

Daarnaast biedt UiPath een “human-in-the-loop”-aanpak voor situaties waarin een robot twijfelt of een uitzondering tegenkomt. In dat geval pauzeert de robot en legt hij het geval voor aan een medewerker, die vervolgens een beslissing neemt. Zo combineer je de snelheid van automatisering met de betrouwbaarheid van menselijk oordeel.

Wat is het verschil tussen UiPath en andere RPA-tools?

UiPath onderscheidt zich van andere RPA-tools zoals Automation Anywhere en Blue Prism door een combinatie van gebruiksgemak, een breed ecosysteem en sterke AI-integratie. Het platform is toegankelijk voor zowel technische als minder technische gebruikers, heeft een grote community en biedt uitgebreide mogelijkheden voor documentverwerking en procesanalyse.

Concrete verschillen per dimensie:

Gebruiksgemak: UiPath Studio heeft een visuele, drag-and-dropinterface die relatief snel te leren is. Concurrenten vereisen soms meer technische kennis om dezelfde resultaten te bereiken.
AI-mogelijkheden: UiPath heeft Document Understanding en Process Mining diep geïntegreerd in het platform. Dit maakt het mogelijk om niet alleen te automatiseren, maar ook te analyseren waar automatisering de meeste waarde oplevert.
Schaalbaarheid: via het Orchestrator-platform beheer je honderden robots centraal, inclusief planning, monitoring en foutafhandeling.
Community en ondersteuning: UiPath heeft een van de grootste RPA-communities ter wereld, wat betekent dat documentatie, voorbeelden en oplossingen voor veelvoorkomende problemen ruim beschikbaar zijn.

Power Automate van Microsoft is een alternatief dat goed werkt binnen de Microsoft-omgeving, maar minder geschikt is voor complexe automatisering bij legacysystemen. UiPath is juist sterk in omgevingen waar geen API beschikbaar is en de robot de applicatie via het scherm moet bedienen.

Hoe integreert UiPath met bestaande systemen en platforms?

UiPath integreert met bestaande systemen via drie methoden: API-koppelingen waar die beschikbaar zijn, directe UI-automatisering voor systemen zonder API, en native connectoren voor veelgebruikte platforms zoals SAP, Salesforce en Microsoft 365. Dit maakt UiPath inzetbaar in vrijwel elk IT-landschap, ook bij verouderde systemen.

Voor organisaties met legacy software is de UI-automatisering bijzonder waardevol. UiPath bedient de applicatie precies zoals een medewerker dat doet: via het scherm, de muis en het toetsenbord. Er is geen aanpassing van het bronsysteem nodig en geen API vereist. Dit is een van de redenen waarom proces automatisering met RPA zo aantrekkelijk is voor organisaties die niet de mogelijkheid of het budget hebben om hun kernsystemen te vervangen.

Wanneer er wel een API beschikbaar is, gebruikt UiPath die bij voorkeur. API-koppelingen zijn sneller, stabieler en minder gevoelig voor wijzigingen in de gebruikersinterface van een applicatie. In de praktijk combineer je vaak beide methoden binnen één automatiseringsproces.

Wanneer is UiPath de juiste keuze voor een organisatie?

UiPath is de juiste keuze wanneer een organisatie beschikt over repetitieve, regelgedreven processen die medewerkers veel tijd kosten, waarbij de onderliggende systemen niet eenvoudig via een API te koppelen zijn of waarbij een volledige systeemvervanging niet haalbaar is. Het platform is met name sterk in omgevingen met legacy software, hoge volumes aan handmatige handelingen en strikte eisen rondom betrouwbaarheid en schaalbaarheid.

Signalen dat UiPath een goede fit is:

Medewerkers besteden een significant deel van hun tijd aan het kopiëren of overzetten van gegevens tussen systemen.
Processen zijn goed beschreven en kennen weinig uitzonderingen, of uitzonderingen zijn duidelijk te categoriseren.
Bestaande systemen kunnen niet worden vervangen of uitgebreid met moderne integraties.
Er is behoefte aan 24/7-verwerking zonder extra personeel in te zetten.
De organisatie wil automatisering stapsgewijs uitrollen, te beginnen bij de meest tijdrovende processen.

UiPath is minder geschikt als processen sterk variëren, veel menselijk oordeel vereisen of als de onderliggende systemen al moderne integratiemogelijkheden bieden. In dat geval kan een low-codeplatform zoals Mendix of een directe API-integratie een efficiëntere oplossing zijn. Met de impactscanner voor procesautomatisering breng je snel in kaart welke aanpak het beste past bij jouw situatie.

Hoe wij helpen met UiPath en procesautomatisering

Bij Freelie zetten we UiPath in voor organisaties die repetitieve processen willen automatiseren zonder hun bestaande systemen te vervangen. We denken mee over welke processen zich het best lenen voor automatisering, bouwen de robots en zorgen dat ze betrouwbaar draaien in jouw omgeving. Concreet bieden we:

Procesanalyse: we brengen samen in kaart welke handelingen de meeste tijd kosten en waar automatisering de grootste impact heeft.
RPA-ontwikkeling: we bouwen attended en unattended robots op maat, inclusief uitzonderingsafhandeling en human-in-the-loopstappen waar nodig.
Documentverwerking: we automatiseren de verwerking van facturen, formulieren en andere documenten, ook wanneer de opmaak varieert.
Integratie met legacy systemen: we automatiseren processen in systemen zonder API, zodat je niet hoeft te wachten op een dure systeemvervanging.
Beheer en doorontwikkeling: na de livegang ondersteunen we bij het beheren van robots en het uitbreiden naar nieuwe processen.

Wil je weten welke processen binnen jouw organisatie in aanmerking komen voor automatisering met UiPath? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het gemiddeld om een UiPath-robot te implementeren?

De doorlooptijd van een UiPath-implementatie hangt sterk af van de complexiteit van het proces. Een eenvoudige robot voor data-invoer of rapportage is vaak binnen twee tot vier weken operationeel. Complexere automatiseringen met documentverwerking, uitzonderingsafhandeling of meerdere systeemkoppelingen kunnen vier tot twaalf weken in beslag nemen. Een goede procesanalyse vooraf verkort de ontwikkeltijd aanzienlijk, omdat onduidelijkheden in het proces later voor vertragingen zorgen.

Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het starten met RPA en hoe voorkom je die?

De meest gemaakte fout is het automatiseren van een proces dat nog niet goed genoeg beschreven of gestabiliseerd is. Als een proces vol uitzonderingen zit of regelmatig verandert, wordt de robot snel instabiel en kostbaar om te onderhouden. Een andere valkuil is beginnen met een te ambitieus proces: start bij voorkeur met een repetitieve, goed beschreven taak met een hoog volume, zodat je snel resultaat boekt en intern draagvlak opbouwt voor verdere uitrol.

Wat gebeurt er als een applicatie of scherm wordt aangepast? Stopt de robot dan met werken?

Ja, UI-gebaseerde automatisering kan breken wanneer de interface van een applicatie wijzigt, bijvoorbeeld na een software-update. UiPath biedt hiervoor mechanismen zoals Computer Vision en flexibele selectors die minder gevoelig zijn voor kleine wijzigingen, maar een update van het bronsysteem vereist soms aanpassing van de robot. Dit is een van de redenen waarom goed beheer en monitoring na de livegang essentieel zijn, zodat je snel signaleert wanneer een robot vastloopt en direct kunt ingrijpen.

Heeft mijn organisatie een eigen IT-afdeling nodig om UiPath te gebruiken?

Een eigen IT-afdeling is geen harde vereiste, maar enige technische betrokkenheid is wel aan te raden, met name voor de installatie van de UiPath-infrastructuur en het beheer van toegangsrechten. Voor de ontwikkeling en het onderhoud van robots kun je samenwerken met een externe partij die dit voor je verzorgt. Kleinere organisaties kiezen er vaak voor om de robots volledig uit te besteden aan een partner, terwijl grotere organisaties eigen medewerkers opleiden tot RPA-developer via UiPath Academy.

Wat kost een UiPath-licentie en hoe is de prijsstructuur opgebouwd?

UiPath werkt met een abonnementsmodel waarbij de kosten afhangen van het type en het aantal robots, de gebruikte modules en de schaal van de uitrol. Voor kleinere organisaties biedt UiPath een Community-versie die gratis beschikbaar is voor ontwikkeling en beperkt gebruik. Voor productie-omgevingen gelden enterprise-licenties, waarvan de prijs op aanvraag wordt bepaald op basis van jouw specifieke situatie. Het is verstandig om de licentiekosten af te wegen tegen de verwachte tijdsbesparing, zodat je een duidelijk beeld krijgt van de terugverdientijd.

Kan UiPath ook worden ingezet voor processen die gedeeltelijk menselijke beslissingen vereisen?

Ja, dit is precies waar de human-in-the-loop-functionaliteit van UiPath voor is ontworpen. De robot voert het gestandaardiseerde deel van het proces automatisch uit en pauzeert op het moment dat een beslissing of controle door een medewerker nodig is. De medewerker krijgt een melding, beoordeelt de situatie en geeft de robot toestemming om verder te gaan. Zo profiteer je van automatisering op de delen waar dat kan, zonder de controle te verliezen op de stappen die menselijk oordeel vereisen.

Hoe meet je of een UiPath-automatisering succesvol is?

De meest gebruikte maatstaven zijn de terugverdientijd, het aantal uren dat medewerkers besparen, de foutreductie ten opzichte van de handmatige situatie en de verwerkingssnelheid. UiPath Orchestrator biedt ingebouwde monitoring waarmee je per robot kunt zien hoeveel transacties zijn verwerkt, hoeveel fouten zijn opgetreden en hoe lang taken duren. Stel vooraf een nulmeting in, zodat je na de livegang een eerlijke vergelijking kunt maken en de businesscase kunt onderbouwen.

Gerelateerde artikelen

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.