Wat is UiPath Task Capture en hoe gebruik je het voor procesinventarisatie?

UiPath Task Capture is een tool waarmee je bestaande werkprocessen automatisch documenteert door de handelingen van een medewerker op te nemen. Je installeert de tool lokaal, start een opname, voert het proces uit zoals normaal en Task Capture genereert vervolgens een gedetailleerd procesdocument met screenshots, stappen en annotaties. Dit artikel legt uit wat Task Capture doet, hoe het werkt en wanneer je het inzet voor procesinventarisatie of een RPA-traject.

Wat kun je doen met UiPath Task Capture?

Met UiPath Task Capture leg je handmatige werkprocessen vast door de acties van een gebruiker op te nemen terwijl die het werk uitvoert. De tool genereert automatisch een gestructureerd procesdocument met stap-voor-stapbeschrijvingen, screenshots en beslismomenten. Dat document gebruik je als basis voor procesanalyse, automatisering of kennisoverdracht binnen een organisatie.

Task Capture is vooral waardevol in situaties waarin processen nergens formeel zijn vastgelegd. Veel medewerkers voeren taken uit op basis van gewoonten en persoonlijke kennis, zonder dat er ooit een procesbeschrijving is opgesteld. Task Capture maakt die impliciete kennis zichtbaar en overdraagbaar.

Concrete toepassingen zijn onder andere:

Het inventariseren van kandidaatprocessen voor RPA-automatisering
Het opstellen van procesbeschrijvingen voor nieuwe medewerkers
Het documenteren van werkwijzen voor compliance- en auditdoeleinden
Het ondersteunen van procesverbetertrajecten door een nulmeting te maken
Het aanleveren van input voor een automatiseringsplatform zoals UiPath Studio

Hoe werkt Task Capture technisch gezien?

Task Capture werkt als een desktopapplicatie die op de achtergrond meedraait terwijl een gebruiker een proces uitvoert. De tool registreert elke muisklik, toetsaanslag en schermovergang en koppelt die acties automatisch aan screenshots van de betreffende stap. Na de opname verwerkt Task Capture deze data tot een leesbaar procesdocument.

Technisch gezien legt de tool twee soorten informatie vast. Ten eerste de visuele context: wat is er op het scherm te zien op het moment van de actie. Ten tweede de actielaag: welke handeling de gebruiker uitvoert, op welk element en in welke applicatie. Die combinatie maakt het mogelijk om niet alleen te zien wat er gebeurt, maar ook waarom een stap plaatsvindt in de context van het scherm.

De output wordt opgeslagen als een bewerkbaar bestand dat je kunt exporteren naar Word, PDF of rechtstreeks naar UiPath Automation Hub. Vanuit Automation Hub kun je het proces verder beoordelen, prioriteren en klaarmaken voor automatisering in UiPath Studio.

Wanneer zet je Task Capture in bij procesinventarisatie?

Task Capture is het meest effectief wanneer je snel een breed beeld wilt krijgen van hoe processen in de praktijk worden uitgevoerd, zonder uitgebreide interviews of workshops te organiseren. Het is bij uitstek geschikt voor de beginfase van een automatiseringstraject, wanneer je nog moet bepalen welke processen in aanmerking komen voor RPA.

Je zet Task Capture in als aan een of meer van deze voorwaarden wordt voldaan:

Processen zijn niet of nauwelijks gedocumenteerd
Medewerkers voeren dezelfde taak op verschillende manieren uit
Je wilt snel meerdere processen vergelijken op automatiseringspotentieel
Er is weinig tijd voor uitgebreide procesanalyse, maar je hebt wel concrete input nodig
Je werkt met legacysystemen waar geen API beschikbaar is en je RPA als brug wilt inzetten

Task Capture is minder geschikt voor processen die sterk variëren per uitvoering, of waarbij de beslissingen grotendeels in het hoofd van de medewerker zitten en niet zichtbaar zijn op het scherm. Voor die gevallen is een aanvullend gesprek met de proceseigenaar noodzakelijk.

Wat is het verschil tussen Task Capture en Task Mining?

Task Capture en Task Mining zijn beide tools van UiPath voor procesanalyse, maar ze werken op een fundamenteel andere manier. Task Capture is een handmatige opnametool waarbij een gebruiker bewust een proces uitvoert terwijl de tool meekijkt. Task Mining is een analysetool die automatisch en continu het gedrag van meerdere gebruikers registreert over een langere periode, zonder dat zij daar actief aan meewerken.

Het verschil in aanpak heeft directe gevolgen voor de toepassing:

Task Capture: gericht en bewust

Bij Task Capture kies je bewust een specifiek proces en een specifieke medewerker. De opname duurt minuten tot een uur, afhankelijk van de complexiteit. Het resultaat is een gedetailleerde beschrijving van dat ene proces, zoals het op dat moment wordt uitgevoerd. Dit is ideaal voor een gerichte inventarisatie of een snelle nulmeting.

Task Mining: breed en datagedreven

Task Mining verzamelt gedurende weken of maanden gegevens van meerdere medewerkers tegelijk. Het platform analyseert patronen, identificeert variaties en berekent automatisch welke taken het hoogste automatiseringspotentieel hebben. Dit levert een rijker en objectiever beeld op, maar vraagt meer tijd, infrastructuur en een bewuste keuze rondom privacy en governance.

In de praktijk vullen de twee tools elkaar aan. Task Capture gebruik je aan het begin van een traject om snel te starten. Task Mining zet je in wanneer je een volwassener automatiseringsprogramma wilt opbouwen en structureel inzicht wilt in hoe werk echt wordt gedaan.

Hoe gebruik je Task Capture stap voor stap?

Task Capture gebruik je in een aantal concrete stappen, van installatie tot het opleveren van een bruikbaar procesdocument. Het proces is laagdrempelig en vraagt geen technische achtergrond van de medewerker die het proces uitvoert.

Installeer Task Capture op de werkplek van de medewerker die het proces uitvoert. De tool is beschikbaar via het UiPath-platform en vereist een licentie.
Selecteer het proces dat je wilt documenteren. Kies een proces dat regelmatig voorkomt en waarbij de stappen grotendeels op het scherm zichtbaar zijn.
Start de opname in Task Capture en voer het proces uit zoals normaal. De tool registreert automatisch alle acties, schermen en klikken.
Voeg annotaties toe na de opname. Hier kun je beslismomenten toelichten, uitzonderingen benoemen of extra context meegeven die niet uit de schermopname blijkt.
Controleer en bewerk het gegenereerde document. Verwijder irrelevante stappen, voeg ontbrekende informatie toe en zorg dat het document klopt met de werkelijkheid.
Exporteer de output naar het gewenste formaat: Word, PDF of rechtstreeks naar UiPath Automation Hub voor verdere verwerking in een automatiseringstraject.

Een goede voorbereiding maakt het verschil. Bespreek van tevoren met de medewerker wat het doel is van de opname en welk deel van het proces je wilt vastleggen. Zo voorkom je dat de opname te breed wordt en het document moeilijk te verwerken is.

Welke output levert Task Capture op voor een RPA-traject?

Task Capture levert een gestructureerd procesdocument op dat direct bruikbaar is als input voor een RPA-traject. Het document bevat een stap-voor-stapbeschrijving van het proces, screenshots van elk scherm, informatie over de gebruikte applicaties en een overzicht van beslismomenten of uitzonderingen die de medewerker heeft toegelicht.

Voor een RPA-traject is deze output waardevol om drie redenen. Ten eerste geeft het de automatiseringsspecialist direct inzicht in hoe het proces werkt, zonder dat er uitgebreide interviews nodig zijn. Ten tweede maakt het zichtbaar welke systemen en schermen betrokken zijn, wat bepalend is voor de technische aanpak. Ten derde biedt het een referentiedocument dat je kunt gebruiken voor acceptatietesten en overdracht na implementatie.

De output integreert naadloos met UiPath Automation Hub, waar het proces kan worden beoordeeld op automatiseringspotentieel, prioriteit en complexiteit. Vanuit Automation Hub kun je het proces doorzetten naar UiPath Studio, waar de daadwerkelijke robot wordt gebouwd op basis van de gedocumenteerde stappen.

Hoe Freelie jou helpt met procesinventarisatie en RPA

Wij helpen organisaties om van procesinventarisatie naar werkende automatisering te komen, zonder dat je daarvoor zelf een heel RPA-team hoeft op te bouwen. Met tools zoals UiPath Task Capture leggen we bestaande processen snel en gestructureerd vast, analyseren we waar automatisering de meeste waarde oplevert en bouwen we vervolgens de oplossing die past bij jouw situatie.

Wat wij concreet voor je doen:

Procesinventarisatie met UiPath Task Capture, inclusief analyse van automatiseringspotentieel
Bouw van RPA-robots met UiPath voor repetitieve taken in legacysystemen zonder API
Combinatie van RPA en procesautomatisering met low-code maatwerkapplicaties voor een complete oplossing
Ondersteuning bij governance, security en compliance-eisen die in jouw sector gelden
Begeleiding bij de bredere transitie van handmatige processen naar slimme automatisering

Wil je weten welke processen binnen jouw organisatie in aanmerking komen voor automatisering? Ontdek je automatiseringspotentieel met de impactscanner of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken graag samen met je naar de mogelijkheden.

Veelgestelde vragen

Heb je een UiPath-licentie nodig om Task Capture te gebruiken?

Ja, Task Capture vereist een actieve UiPath-licentie. De tool is beschikbaar als onderdeel van het UiPath-platform, maar is niet inbegrepen in alle licentietypen. Voor organisaties die Task Capture willen uitproberen, biedt UiPath een Community Edition waarmee je de tool gratis kunt verkennen. Neem voor zakelijk gebruik contact op met UiPath of een gecertificeerde partner om te bepalen welk licentiemodel het beste aansluit bij jouw situatie.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het gebruik van Task Capture?

Een veelgemaakte fout is dat de opname te breed wordt opgezet: medewerkers voeren meerdere deelprocessen achter elkaar uit, waardoor het gegenereerde document onoverzichtelijk wordt. Beperk elke opname tot één afgebakend proces of deelproces. Een andere valkuil is het overslaan van de annotatiestap na de opname, waardoor beslismomenten en uitzonderingen onzichtbaar blijven in het document. Die context is juist cruciaal voor een bruikbare procesbeschrijving.

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers het proces 'normaal' uitvoeren tijdens de opname?

Het is bekend dat mensen hun gedrag onbewust aanpassen wanneer ze weten dat ze worden geobserveerd. Bespreek van tevoren duidelijk dat het doel is om het proces te begrijpen, niet om de medewerker te beoordelen. Laat de medewerker het proces indien mogelijk een keer droog doorlopen vóór de daadwerkelijke opname, zodat eventuele spanning wegvalt. Overweeg ook om meerdere opnames te maken met verschillende medewerkers die hetzelfde proces uitvoeren, zodat je een representatiever beeld krijgt.

Kan Task Capture ook processen vastleggen die deels buiten het scherm plaatsvinden, zoals telefoongesprekken of fysieke handelingen?

Nee, Task Capture legt uitsluitend digitale handelingen vast die op het scherm zichtbaar zijn. Processen waarbij een deel van de besluitvorming of uitvoering buiten het scherm plaatsvindt — zoals telefoongesprekken, fysieke goedkeuringen of mentale beoordelingen — worden niet automatisch gedocumenteerd. Voor die onderdelen gebruik je de annotatiefunctie na de opname om de ontbrekende context handmatig toe te voegen. Bij sterk hybride processen is een aanvullend gesprek met de proceseigenaar onmisbaar.

Hoe privacygevoelig is het gebruik van Task Capture en wat moet je regelen rondom AVG-compliance?

Task Capture legt schermopnames en gebruikersacties vast, wat persoonsgegevens kan bevatten als die zichtbaar zijn op het scherm — denk aan klantnamen, BSN-nummers of medische gegevens. Zorg er daarom voor dat je medewerkers vooraf informeert en toestemming vraagt, en dat opnames worden bewaard conform het dataretentiebeleid van je organisatie. Werk je in een sector met strenge compliance-eisen, zoals zorg of financiën, dan is het verstandig om samen met je privacy- of juridisch adviseur een verwerkersovereenkomst en protocol op te stellen voordat je Task Capture uitrolt.

Hoe bepaal je na een Task Capture-opname of een proces daadwerkelijk geschikt is voor RPA-automatisering?

Na de opname beoordeel je het procesdocument op een aantal criteria: hoe regelmatig komt het proces voor, hoe stabiel zijn de schermen en applicaties die worden gebruikt, en in hoeverre zijn de stappen en beslissingen regelgebaseerd en voorspelbaar. Processen die hoog scoren op volume, stabiliteit en regelgebaseerde logica zijn de beste kandidaten voor RPA. UiPath Automation Hub biedt hiervoor een gestructureerd beoordelingsframework waarmee je processen objectief kunt vergelijken en prioriteren.

Is Task Capture ook bruikbaar als je nog niet zeker weet of je RPA wilt inzetten?

Absoluut. Task Capture is in de eerste plaats een documentatietool en levert waarde ongeacht of je uiteindelijk kiest voor RPA. De gegenereerde procesdocumenten zijn direct bruikbaar voor onboarding van nieuwe medewerkers, compliance-documentatie of interne procesverbetertrajecten. Het gebruik van Task Capture verplicht je tot niets: het geeft je simpelweg een helder en gestructureerd beeld van hoe werk in de praktijk wordt uitgevoerd, wat een solide vertrekpunt is voor elke verbeter- of automatiseringsbeslissing.

Gerelateerde artikelen

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.