Niet elk bedrijfsproces leent zich voor RPA, maar veel organisaties laten kansen liggen omdat ze niet weten waar ze moeten beginnen. RPA werkt het beste bij repetitieve, regelgebaseerde taken met digitale invoer en een hoog volume. Denk aan het overzetten van gegevens tussen systemen, het verwerken van facturen of het aanmaken van standaardrapporten. In dit artikel lees je welke processen geschikt zijn, welke juist niet, en hoe je de juiste prioriteit bepaalt.
Wat is RPA en hoe werkt het in de praktijk?
RPA staat voor Robotic Process Automation. Het is een technologie waarbij een softwarerobot handelingen nabootst die een medewerker normaal gesproken zelf uitvoert op een computer, zoals klikken, kopiëren, plakken en gegevens invoeren. De robot werkt via de gebruikersinterface van bestaande systemen, zonder dat die systemen technisch hoeven te worden aangepast.
Dat maakt RPA bijzonder waardevol voor organisaties die werken met legacysystemen waarvoor geen API-koppeling of plug-in mogelijk is. De robot ziet het scherm zoals een mens dat ziet en voert de stappen uit zoals ze zijn vastgelegd. Zo kunnen processen worden geautomatiseerd zonder grote IT-projecten of systeemvervanging.
Aan welke kenmerken herken je een proces dat geschikt is voor RPA?
Een proces is geschikt voor RPA als het voldoet aan een aantal concrete kenmerken. De belangrijkste daarvan zijn regelgebaseerde logica, een hoog uitvoeringsvolume en gestructureerde digitale invoer.
- Regelgebaseerde logica: het proces volgt vaste stappen zonder subjectieve afwegingen
- Hoog volume: de taak wordt vaak herhaald, dagelijks of wekelijks
- Digitale invoer: de gegevens zijn al beschikbaar in een systeem of bestand
- Gestructureerde data: de informatie heeft een vaste opmaak of indeling
- Lage uitzonderingsgraad: uitzonderingen komen zelden voor en zijn voorspelbaar
- Stabiel proces: de stappen veranderen niet frequent
Hoe meer van deze kenmerken van toepassing zijn, hoe geschikter het proces is voor automatisering met RPA.
Welke concrete voorbeelden van processen zijn het meest geschikt voor RPA?
Veelvoorkomende bedrijfsprocessen lenen zich uitstekend voor RPA. Vooral taken waarbij medewerkers gegevens handmatig overzetten of controleren, zijn goede kandidaten.
- Verwerken van inkomende facturen en het doorboeken naar financiële systemen
- Kopiëren van klant- of contractgegevens tussen systemen die niet gekoppeld zijn
- Aanmaken van periodieke rapporten op basis van vaste databronnen
- Onboarding van nieuwe medewerkers, zoals het aanmaken van accounts en het versturen van standaarddocumenten
- Controleren van compliance-documenten op volledigheid of verloopdatum
- Verwerken van formulieren of aanvragen waarbij gegevens worden overgenomen in een backofficesysteem
In de financiële sector worden bijvoorbeeld leningaanvragen ondersteund door robots die gegevens ophalen, controleren en invoeren. In de zorgsector helpen robots bij het verwerken van patiëntgegevens tussen systemen die niet direct communiceren.
Welke processen zijn juist niet geschikt voor RPA?
RPA is geen oplossing voor elk automatiseringsvraagstuk. Processen waarbij menselijk oordeel, flexibiliteit of creatief denken nodig is, lenen zich niet goed voor RPA.
Processen die je beter niet met RPA automatiseert:
- Taken met veel uitzonderingen die moeilijk te voorspellen zijn
- Processen waarbij ongestructureerde data wordt verwerkt, zoals vrije tekst of handgeschreven documenten
- Beslissingen die afhangen van subjectieve beoordeling of context
- Processen die regelmatig veranderen in opzet of stappen
- Taken waarbij de invoer sterk varieert in formaat of kwaliteit
Een RPA-robot werkt op basis van vaste instructies. Zodra een proces te veel variatie of complexiteit bevat, neemt de kans op fouten toe en wordt het onderhoud kostbaar.
Hoe bepaal je de juiste prioriteit bij het selecteren van RPA-processen?
Bij het selecteren van processen voor RPA helpt het om drie factoren tegen elkaar af te wegen: het automatiseringspotentieel, de implementatiecomplexiteit en de businesswaarde die het oplevert.
Een praktisch afwegingskader ziet er zo uit:
- Automatiseringspotentieel: voldoet het proces aan de kenmerken van een geschikt RPA-proces?
- Complexiteit: hoeveel stappen, systemen en uitzonderingen zijn betrokken?
- Businesswaarde: hoeveel tijd, kosten of fouten worden bespaard?
Begin met processen die hoog scoren op automatiseringspotentieel en businesswaarde, maar laag op complexiteit. Dat zijn de processen waarbij een eerste implementatie snel resultaat oplevert en draagvlak creëert binnen de organisatie. Vanuit die basis kun je stap voor stap uitbreiden naar complexere automatiseringen.
Hoe helpt Freelie bij het identificeren en automatiseren van de juiste processen?
Wij begeleiden organisaties van begin tot eind bij het in kaart brengen van automatiseringskansen en het implementeren van RPA-oplossingen via platforms zoals UiPath. Dat doen we concreet en zonder omwegen.
- Procesanalyse: we kijken samen naar bestaande werkprocessen en identificeren waar automatisering de meeste waarde oplevert
- Prioritering: we helpen een shortlist op te stellen op basis van automatiseringspotentieel, complexiteit en businesswaarde
- Implementatie: we bouwen en testen RPA-robots die aansluiten op jullie systemen, ook als er geen API beschikbaar is
- Optimalisatie van bestaande scripts: we analyseren en verbeteren robots die al draaien maar niet meer optimaal functioneren
- Kennisoverdracht: we zorgen dat jullie team begrijpt hoe de oplossing werkt en hoe je die zelf kunt beheren
Wil je weten welke processen binnen jouw organisatie in aanmerking komen voor automatisering van bedrijfsprocessen met RPA? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.