Voor het automatiseren van bedrijfsprocessen gebruik je doorgaans drie soorten tools: low-codeplatforms zoals Mendix, RPA-software zoals UiPath en traditionele workflowtools zoals Power Automate. De beste keuze hangt af van wat je wilt automatiseren. Gaat het om het bouwen van een applicatie die een proces ondersteunt, of om het automatiseren van repetitieve handelingen in bestaande systemen? Dat onderscheid bepaalt welk type tool je nodig hebt.
Handmatige processen kosten je meer tijd dan je denkt
Veel organisaties voeren dagelijks taken uit die eigenlijk geen waarde toevoegen: gegevens overzetten van het ene systeem naar het andere, e-mails handmatig doorsturen, rapporten samenstellen uit meerdere bronnen. Die taken lijken klein, maar bij elkaar opgeteld kosten ze uren per week per medewerker. De echte prijs is niet alleen tijd, maar ook fouten, frustratie en medewerkers die hun energie steken in werk dat een machine prima kan doen. De eerste stap is inzicht krijgen in welke taken in jouw organisatie structureel terugkomen en weinig menselijk oordeel vereisen. Die taken zijn de beste kandidaten voor automatisering.
Zonder de juiste tool kies je een oplossing die het probleem niet oplost
Een veelgemaakte fout is beginnen met een tool in plaats van met het probleem. Organisaties kiezen een platform omdat het populair is, of omdat de IT-afdeling er al ervaring mee heeft, en proberen vervolgens elk proces daarin te passen. Dat werkt zelden goed. Een RPA-tool is sterk in het automatiseren van muisklikken en schermhandelingen in bestaande software, maar is geen goede keuze als je een volledig nieuw proces wilt bouwen. Een low-codeplatform is ideaal voor het bouwen van maatwerkapplicaties, maar is geen vervanging voor RPA als je een legacy-systeem zonder API wilt aansturen. Begin met de vraag: wat wil ik precies automatiseren, en wat zijn de randvoorwaarden? Daarna kies je de tool die daarbij past.
Wat is procesautomatisering en waarom is het belangrijk?
Procesautomatisering is het gebruik van software om taken of stappen in een bedrijfsproces automatisch uit te voeren, zonder dat een medewerker er handmatig iets voor hoeft te doen. Het doel is om processen sneller, consistenter en minder foutgevoelig te maken, zodat mensen hun tijd kunnen besteden aan werk dat echt waarde toevoegt.
Bijna elke organisatie heeft processen die gedeeltelijk of volledig geautomatiseerd kunnen worden. Denk aan het verwerken van inkomende facturen, het aanmaken van gebruikersaccounts bij onboarding of het genereren van periodieke rapportages. Die processen worden nu uitgevoerd omdat het systeem het vereist, niet omdat een mens er actief over na hoeft te denken.
Het belang van automatisering zit niet alleen in tijdsbesparing. Geautomatiseerde processen leveren ook betere data op, omdat menselijke invoerfouten worden verminderd. En ze maken het makkelijker om te schalen, omdat je niet meer mensen hoeft aan te nemen om meer werk te verwerken.
Welke soorten tools bestaan er voor procesautomatisering?
Er zijn drie hoofdcategorieën tools voor het automatiseren van bedrijfsprocessen: low-codeplatforms, RPA-software en workflowautomatiseringstools. Elk type heeft een ander toepassingsgebied en een andere technische aanpak.
- Low-codeplatforms zoals Mendix stellen je in staat om maatwerkapplicaties te bouwen met weinig traditionele code. Je bouwt een nieuwe digitale omgeving die een proces ondersteunt of vervangt.
- RPA-software (Robotic Process Automation) zoals UiPath automatiseert handelingen in bestaande systemen door het gedrag van een gebruiker na te bootsen. De robot klikt, typt en navigeert net zoals een mens dat zou doen.
- Workflowtools zoals Microsoft Power Automate of Zapier verbinden bestaande applicaties met elkaar via triggers en acties. Ze zijn geschikt voor eenvoudigere automatiseringen tussen systemen die al een API hebben.
De grenzen tussen deze categorieën vervagen steeds meer. Veel platforms combineren meerdere mogelijkheden, maar het onderscheid blijft nuttig als je bepaalt welk type oplossing jouw situatie vraagt.
Wat is het verschil tussen low-code en RPA voor automatisering?
Low-code en RPA lossen verschillende problemen op. Low-code gebruik je om nieuwe applicaties te bouwen die een proces digitaal ondersteunen. RPA gebruik je om handelingen in bestaande systemen te automatiseren, zonder die systemen aan te passen. Het verschil zit in het startpunt: bouw je iets nieuws, of automatiseer je iets bestaands?
Met een low-codeplatform zoals Mendix bouw je een applicatie die speciaal is ingericht voor jouw proces. Medewerkers werken in een nieuwe omgeving die precies doet wat jouw organisatie nodig heeft. Dat vraagt meer initieel werk, maar levert een stabielere en beter schaalbare oplossing op.
RPA is sneller in te zetten als je een bestaand systeem niet kunt of wilt aanpassen. Een robot voert de handelingen uit die een medewerker normaal met de muis en het toetsenbord uitvoert. Dat is krachtig voor repetitieve taken in legacy-software, maar kwetsbaar als de interface van dat systeem verandert.
In de praktijk worden beide technieken ook gecombineerd. Een low-codeapplicatie kan de voorkant van een proces verzorgen, terwijl een RPA-robot op de achtergrond gegevens verwerkt in een oud systeem dat geen moderne koppeling ondersteunt.
Welke tool is het beste voor jouw bedrijfsproces?
De beste tool is degene die aansluit op de aard van het proces, de technische omgeving en de beschikbare kennis in jouw organisatie. Er is geen universeel antwoord, maar er zijn wel duidelijke criteria die de keuze sturen.
Stel jezelf de volgende vragen:
- Gaat het om een nieuw proces of om het automatiseren van een bestaande handeling?
- Zijn de systemen waarmee gewerkt wordt modern en voorzien van een API, of zijn het legacy-systemen?
- Hoe complex is het proces, en hoe vaak verandert het?
- Hoe groot is het team dat de oplossing gaat beheren?
Een eenvoudige koppeling tussen twee cloudapplicaties vraagt geen RPA of low-codeplatform. Daarvoor volstaat een workflowtool. Een complex, organisatiespecifiek proces dat nu in Excel en e-mail wordt afgehandeld, vraagt eerder om een maatwerkapplicatie, gebouwd op een low-codeplatform. En als je repetitieve handelingen in een bestaand systeem wilt wegautomatiseren, is RPA de meest directe oplossing.
Hoe begin je met het automatiseren van een bedrijfsproces?
Begin met het in kaart brengen van het proces dat je wilt automatiseren, voordat je een tool kiest of een project opstart. Een goed begrip van de huidige situatie is de basis voor elke succesvolle automatisering. Zonder dat fundament bouw je een snelle oplossing voor het verkeerde probleem.
Een praktische aanpak ziet er zo uit:
- Breng het proces in kaart. Beschrijf elke stap, wie erbij betrokken is, welke systemen worden gebruikt en waar fouten of vertragingen optreden.
- Identificeer de automatiseringskansen. Welke stappen zijn repetitief, regelgebaseerd en hebben weinig menselijk oordeel nodig? Die zijn het meest geschikt om te automatiseren.
- Kies het juiste type tool. Gebruik de criteria uit de vorige vraag om te bepalen of je een low-codeplatform, RPA-software of een workflowtool nodig hebt.
- Start klein en valideer. Automatiseer eerst een afgebakend deel van het proces. Controleer of het werkt zoals verwacht en bouw daarna verder.
- Betrek de eindgebruikers. Mensen die dagelijks met het proces werken, weten waar de knelpunten zitten. Hun input verbetert de kwaliteit van de oplossing aanzienlijk.
Bij Freelie werken we iteratief: we bouwen in korte cycli, valideren continu met eindgebruikers en passen aan op basis van wat we leren. Dat verkort de doorlooptijd en zorgt ervoor dat de oplossing aansluit op wat de organisatie echt nodig heeft.
Welke fouten moet je vermijden bij procesautomatisering?
De meest voorkomende fouten bij het automatiseren van bedrijfsprocessen zijn: een slecht begrepen proces automatiseren, te groot beginnen, eindgebruikers te laat betrekken en te weinig aandacht besteden aan beheer na de livegang. Elk van deze fouten kan een project doen mislukken, ook als de techniek goed werkt.
Een gebrekkig proces automatiseren maakt het probleem groter, niet kleiner. Als een proces vol inefficiënties zit, voer je die inefficiënties straks alleen sneller uit. Optimaliseer het proces eerst en automatiseer daarna.
Te groot beginnen is een andere valkuil. Organisaties willen soms in één keer alles automatiseren. Dat leidt tot complexe projecten die lang duren, veel kosten en uiteindelijk niet het gewenste resultaat opleveren. Begin met een afgebakend onderdeel dat snel waarde oplevert, en breid van daaruit uit.
Eindgebruikers te laat betrekken zorgt ervoor dat de oplossing op papier klopt, maar in de praktijk niet werkt. De mensen die dagelijks met het proces werken, weten dingen die niet in een procesomschrijving staan. Betrek ze vroeg en regelmatig.
Tot slot: een geautomatiseerd proces heeft onderhoud nodig. Systemen veranderen, processen evolueren en uitzonderingen doen zich voor. Plan van tevoren wie verantwoordelijk is voor het beheer en hoe de oplossing wordt bijgehouden. Neem contact op voor persoonlijk advies over welke aanpak het beste past bij jouw organisatie.