Welke processen kun je het beste automatiseren met UiPath?

De processen die je het beste kunt automatiseren met UiPath zijn repetitieve, regelgedreven taken waarbij medewerkers steeds dezelfde stappen uitvoeren in bestaande systemen, zonder dat daar veel oordeel of creativiteit bij komt kijken. Denk aan het kopiëren van gegevens tussen applicaties, het verwerken van formulieren of het uitvoeren van controles op basis van vaste regels. UiPath is als RPA-platform bij uitstek geschikt voor situaties waarin systemen niet via een API met elkaar kunnen communiceren. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over welke processen je het beste kunt automatiseren en hoe je daarmee begint.

Welke kenmerken maken een proces geschikt voor UiPath?

Een proces is geschikt voor UiPath-automatisering wanneer het regelmatig voorkomt, op vaste regels is gebaseerd, digitale input gebruikt en weinig uitzonderingen kent. Hoe meer een proces aan deze kenmerken voldoet, hoe groter de kans dat automatisering snel waarde oplevert en betrouwbaar werkt.

Concreet kun je een proces langs vier criteria leggen:

Herhaalbaar: het proces wordt meerdere keren per dag, week of maand uitgevoerd op dezelfde manier.
Regelgebaseerd: de stappen volgen een vaste logica, zonder dat er subjectieve beslissingen nodig zijn.
Digitaal: de input en output bestaan uit digitale gegevens, zoals bestanden, formulieren of schermdata.
Stabiel: het proces verandert niet te snel, zodat de automatisering niet continu moet worden aangepast.

Een bijkomend voordeel van UiPath is dat het platform werkt op de presentatielaag van bestaande applicaties. Het bedient software zoals een medewerker dat doet: klikken, kopiëren, plakken en navigeren. Dat maakt het bijzonder waardevol bij legacysystemen waar geen API-koppeling of plugin beschikbaar is.

Welke soorten processen worden het meest geautomatiseerd met UiPath?

De meest geautomatiseerde processen met UiPath zijn gegevensoverdracht tussen systemen, documentverwerking, rapportage en administratieve controles. Dit zijn taken die in vrijwel elke organisatie voorkomen en waarbij de tijdswinst en foutreductie direct merkbaar zijn.

Voorbeelden die in de praktijk veel worden ingezet:

Gegevensmigratie en -synchronisatie: het overzetten van informatie uit Excel, e-mails of portalen naar andere systemen, zonder handmatige tussenkomst.
Factuurverwerking: het uitlezen, classificeren en verwerken van inkomende facturen, inclusief het matchen met inkooporders.
Rapportage: het automatisch ophalen, samenvoegen en verspreiden van periodieke rapporten vanuit meerdere bronnen.
HR-processen: onboardingtaken zoals het aanmaken van accounts, het versturen van welkomstmails en het invullen van systemen.
Compliancecontroles: het controleren van gegevens aan de hand van vaste regels, zoals het verifiëren van klantgegevens of het checken van limieten.

Bij UiPath-automatisering is ook documentverwerking een sterk groeiend toepassingsgebied. Met de ingebouwde document understanding-functionaliteit kunnen ongestructureerde documenten zoals formulieren en e-mails automatisch worden herkend en verwerkt. Dit vermindert handmatige invoer aanzienlijk en verhoogt de consistentie van administratieve processen en procesautomatisering.

Welke processen zijn juist niet geschikt voor UiPath?

Processen die veel uitzonderingen bevatten, sterk afhankelijk zijn van menselijk oordeel of regelmatig veranderen, zijn niet geschikt voor UiPath-automatisering. In die gevallen weegt de onderhoudslast zwaarder dan de tijdswinst.

Specifieke voorbeelden van processen die je beter niet met RPA aanpakt:

Processen waarbij medewerkers steeds een situationele afweging moeten maken, zoals klachtenbehandeling of adviesgesprekken.
Creatieve taken waarbij de output varieert op basis van context, toon of doelgroep.
Processen die sterk afhankelijk zijn van mondelinge communicatie of fysieke handelingen.
Processen in systemen die de schermopbouw regelmatig wijzigen, waardoor de robot steeds opnieuw moet worden geconfigureerd.

Een veelgemaakte fout is het automatiseren van een slecht ingericht proces. Als het onderliggende proces inefficiënt of foutgevoelig is, vergroot automatisering die problemen alleen maar. Optimaliseer het proces eerst, voordat je het automatiseert.

Hoe bepaal je de prioriteit van processen om te automatiseren?

Je bepaalt de prioriteit van automatisering door processen te scoren op twee assen: de potentiële tijdswinst en de technische haalbaarheid. Processen met een hoge tijdswinst en lage complexiteit verdienen de hoogste prioriteit, omdat ze het snelst rendement opleveren.

Een praktische aanpak is het opstellen van een procesoverzicht met de volgende vragen per proces:

Hoeveel tijd kost dit proces per week of maand aan handmatige handelingen?
Hoe vaak komen uitzonderingen voor en hoe complex zijn die?
Is het proces stabiel of verandert het regelmatig?
Welke systemen zijn betrokken en zijn die toegankelijk voor een robot?
Wat zijn de risico’s als de automatisering een fout maakt?

Door processen op deze manier te evalueren, ontstaat een geprioriteerde lijst waarmee je stap voor stap kunt beginnen. Begin met de zogenaamde “quick wins”: processen die veel tijd kosten, weinig uitzonderingen hebben en technisch eenvoudig te automatiseren zijn. Dat geeft vertrouwen in de aanpak en levert snel aantoonbare resultaten op.

Wat is het verschil tussen UiPath en een low-codeplatform zoals Mendix?

UiPath is een RPA-platform dat bestaande applicaties bedient zoals een medewerker dat doet, terwijl Mendix een low-codeplatform is waarmee je nieuwe applicaties bouwt. Ze lossen verschillende problemen op en vullen elkaar in de praktijk vaak aan.

Het kernverschil zit in het doel:

UiPath automatiseert handelingen in bestaande systemen, zonder die systemen te vervangen of aan te passen. Het is ideaal als je legacysystemen hebt die niet met elkaar communiceren en waar geen API beschikbaar is.
Mendix bouwt nieuwe applicaties die processen digitaliseren, stroomlijnen en integreren. Het is geschikt als je een volledig nieuw proces wilt inrichten of als je bestaande systemen wilt vervangen door een maatwerkoplossing.

In de praktijk werken beide platforms goed samen. Je kunt UiPath inzetten als tijdelijke brug voor een legacysysteem, terwijl je tegelijkertijd met Mendix een moderne vervanger bouwt. Of je gebruikt Mendix voor de gebruikersinterface en UiPath voor de automatisering van achterliggende systemen waar nog geen integratie mogelijk is.

Hoe begin je met automatiseren als je nog geen ervaring hebt met UiPath?

Begin met het in kaart brengen van je meest tijdrovende handmatige processen, kies één concreet startproces dat voldoet aan de geschiktheidscriteria, en zet een eerste automatisering op als proof of concept. Je hoeft niet groot te beginnen om snel waarde te zien.

Een praktische aanpak voor een eerste automatiseringstraject:

Inventariseer processen: vraag medewerkers welke taken ze als saai, herhaaldelijk of foutgevoelig ervaren. Dat zijn vaak de beste kandidaten.
Selecteer een startproces: kies een proces dat hoog scoort op tijdswinst en laag op complexiteit. Vermijd processen met veel uitzonderingen als eerste stap.
Documenteer het proces: beschrijf elke stap, inclusief uitzonderingen en beslismomenten, voordat je begint met bouwen.
Bouw en test: ontwikkel de automatisering in een testomgeving en valideer het resultaat samen met de medewerkers die het proces kennen.
Schaal op: zodra het eerste proces stabiel draait, gebruik je de ervaringen om een volgende automatisering op te pakken.

Ervaring met UiPath is niet per se nodig om te starten. Wat wel helpt, is een goede procesbeschrijving en een partner die weet waar de valkuilen zitten. Gebruik de impactscanner om automatiseringskansen te ontdekken binnen jouw organisatie.

Hoe wij helpen met UiPath-automatisering

Wij helpen organisaties bij het identificeren, prioriteren en automatiseren van processen met UiPath. Daarbij kijken we niet alleen naar de technische haalbaarheid, maar ook naar het grotere plaatje: welke processen leveren de meeste waarde op, en waar liggen kansen om verder te optimaliseren?

Wat we concreet bieden:

Begeleiding bij het in kaart brengen en prioriteren van automatiseringskansen binnen jouw organisatie.
Ontwikkeling van RPA-oplossingen met UiPath, inclusief unattended automatisering, document processing en human-in-the-loopworkflows voor uitzonderingsbeheer.
Inzet bij legacyomgevingen waar geen API beschikbaar is, zodat je bestaande systemen niet hoeft te vervangen.
Samenwerking met low-codeoplossingen in Mendix, zodat RPA en maatwerkapplicaties naadloos op elkaar aansluiten.

Wil je weten welke processen in jouw organisatie het meeste potentieel hebben voor automatisering? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd kost het gemiddeld om een eerste automatisering met UiPath op te zetten?

De doorlooptijd van een eerste automatisering hangt sterk af van de complexiteit van het proces, maar een eenvoudige proof of concept is vaak binnen twee tot vier weken operationeel. Denk aan een gegevensoverdracht tussen twee systemen of een periodiek rapportageproces. Hoe beter het proces vooraf is gedocumenteerd, hoe sneller de ontwikkeling verloopt. Een gedetailleerde procesbeschrijving met alle stappen en uitzonderingen is daarbij de meest waardevolle investering vooraf.

Wat gebeurt er als een systeem wordt bijgewerkt of de schermopbouw verandert? Stopt de robot dan met werken?

Ja, dat is een reëel risico bij RPA-automatiseringen: als een applicatie een interface-update krijgt, kan de robot elementen niet meer correct herkennen en stoppen met werken. Dit is precies waarom processtabiliteit een belangrijk selectiecriterium is. Je kunt dit risico beperken door robuuste selectors te gebruiken, automatische monitoring in te stellen die afwijkingen signaleert, en een onderhoudsproces in te richten waarbij de robot na een systeemupdate snel gevalideerd en indien nodig aangepast wordt.

Kan UiPath ook worden ingezet voor processen waarbij een mens tussenbeide moet komen, bijvoorbeeld bij uitzonderingen?

Absoluut. UiPath ondersteunt zogenaamde human-in-the-loop-workflows, waarbij de robot het grootste deel van het proces autonoom afhandelt en bij uitzonderingen of twijfelgevallen een taak doorzet naar een medewerker via een actiescherm of e-mail. De medewerker beoordeelt de uitzondering, geeft een beslissing terug, en de robot verwerkt vervolgens verder. Dit maakt automatisering ook haalbaar voor processen die niet volledig regelgebaseerd zijn, maar waarbij de uitzondering de minderheid vormt.

Wat is het verschil tussen attended en unattended automatisering, en welke past bij mijn situatie?

Bij attended automatisering draait de robot op de computer van een medewerker en werkt hij samen met die persoon, bijvoorbeeld door bepaalde stappen over te nemen terwijl de medewerker andere taken uitvoert. Bij unattended automatisering draait de robot volledig zelfstandig op een server, zonder menselijke tussenkomst, en kan hij 24/7 taken verwerken. Attended automatisering is geschikt wanneer menselijk oordeel of klantcontact onderdeel is van het proces; unattended automatisering is ideaal voor bulkverwerking, nachtelijke rapportages of processen die volledig op vaste regels zijn gebaseerd.

Hoe meet je het rendement van een UiPath-automatisering na de implementatie?

Het rendement van een automatisering meet je door de bespaarde handelingstijd per transactie te vermenigvuldigen met het volume en de frequentie van het proces, en dat af te zetten tegen de ontwikkel- en onderhoudskosten. UiPath biedt via het Orchestrator-platform ingebouwde monitoring en rapportage, waarmee je het aantal verwerkte transacties, de doorlooptijd en eventuele fouten bijhoudt. Naast tijdsbesparing zijn ook foutreductie, medewerkerstevredenheid en compliance-verbeteringen waardevolle indicatoren om mee te nemen in de evaluatie.

Is het verstandig om alle geschikte processen tegelijk te automatiseren, of kun je beter gefaseerd te werk gaan?

Een gefaseerde aanpak is vrijwel altijd verstandiger dan alles tegelijk oppakken. Begin met één of twee goed gekozen processen om ervaring op te doen, vertrouwen te bouwen binnen de organisatie en een beheersbare basis te leggen voor schaalvergroting. Door te starten met quick wins leer je welke aanpak werkt binnen jouw specifieke IT-omgeving en organisatiecultuur, en kun je die kennis toepassen op complexere automatiseringen die later volgen. Organisaties die te snel te veel processen tegelijk automatiseren, lopen een groter risico op technische schuld en onderhoudsproblemen.

Hebben we een interne IT-afdeling nodig om UiPath te beheren na de implementatie?

Niet per se, maar enige technische capaciteit of een betrouwbare externe partner is wel noodzakelijk voor het beheer na de livegang. Robots hebben onderhoud nodig bij systeemwijzigingen, nieuwe uitzonderingen of uitbreidingen van het proces. Kleinere organisaties kiezen er vaak voor dit beheer bij een externe partner te beleggen, terwijl grotere organisaties investeren in een intern Center of Excellence (CoE) dat de automatiseringsportefeuille beheert en doorontwikkelt. UiPath biedt met zijn Orchestrator-platform ook gebruiksvriendelijke monitoring die niet per se technische expertise vereist voor dagelijks toezicht.

Gerelateerde artikelen

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.