Maatwerk versus generieke software: wanneer kies je wat?

Wanneer je bestaande IT-systeem aan vervanging toe is of dat het proces simpelweg nog niet is gedigitaliseerd, zal je ongetwijfeld voor de vraag staan wat je nou moet doen: een generieke oplossing zoeken of kiezen voor maatwerk? Wanneer kies je nou welke oplossing of kies je misschien wel een combinatie van beiden? Lees onderstaand welke afwegingen je kan maken bij deze keuze.

Hoe uniek is mijn proces?

De eerste vraag die je helpt een keuze te maken is “hoe uniek is mijn proces?”.  Wanneer je proces er namelijk een uit velen is, is de kans groot dat iemand al wel eens iets slims heeft bedacht én gemaakt hiervoor. Bijvoorbeeld het declareren van kosten door werknemers. Iets wat bij bijna elk bedrijf voorkomt. Het meest simpele proces is het fotograferen van bonnetjes, het opgeven van je rekeningnummer en vervolgens indienen. Ongetwijfeld zijn er genoeg software-oplossingen te vinden die dit proces ondersteunen. Het zoeken naar een passende generieke oplossing is dan verstandig om te doen. Kies bijvoorbeeld een module binnen je ERP of boekhoudpakket.

Kent mijn proces (belangrijke) bijzonderheden en uitzonderingen?

De tweede vraag die je daarna kan stellen is: “kent mijn proces bijzonderheden en uitzonderingen en moet de software deze ondersteunen?”. Je kan begrijpen dat hoe meer bijzonderheden of uitzonderingen jouw proces dient te ondersteunen, hoe kleiner de kans is dat dit nog kan worden afgevangen in een generieke oplossing. In het voorbeeld van het declaratieproces kan dit bijvoorbeeld zijn dat er specifieke velden zoals een naam, adres, type uitgave of grootboekrekening opgegeven dienen te worden. De kans dat dit ondersteund wordt in een standaardoplossing wordt al kleiner.

Wanneer je bedrijfsspecifieke velden, integraties met andere systemen of een volledige workflow na het indienen wilt implementeren, kom je al snel uit op een maatwerkoplossing. Dit kan een volledig op maat gemaakte oplossing zijn, of een hybride benadering waarbij maatwerk wordt toegevoegd aan een standaardsoftwarepakket. Door maatwerk boven op de standaardoplossing toe te passen, kun je ontbrekende functionaliteiten toevoegen die specifiek zijn voor jouw organisatie, zoals workflows of bedrijfsspecifieke rapportages. Dan hoef je niet alle standaard functionaliteiten na te bouwen maar bouw je alleen wat specifiek voor jouw organisatie is.

Vraag je hierbij wel af of de keuze voor het maatwerk écht nodig is of dat je door enkele aanpassingen in jouw proces het alsnog met een standaardpakket kan worden opgelost. Met andere woorden, is dit echt nodig en kan ik hiervoor een business case rondkrijgen?

Faciliteert het of raakt het de onderscheidende processen van je onderneming?

De derde vraag, en misschien uiteindelijk wel de meest belangrijke vraag die beantwoord moet worden, is: “Raakt het proces de kern van mijn onderneming?” of “ondersteunt het proces het onderscheidend vermogen van mijn onderneming?” Als dat het geval is, wil je geen concessies doen en doorgaans kiezen voor een maatwerkoplossing. Een generiek softwarepakket dwingt je namelijk om het proces te volgen zoals de ontwikkelaar van dat pakket het heeft bedacht. Dit sluit zelden volledig aan bij jouw specifieke behoeftes en manier van werken.

Bij maatwerk kun je de software volledig afstemmen op jouw unieke processen. Dit zorgt ervoor dat de efficiëntie binnen je organisatie wordt gemaximaliseerd, omdat de software aansluit op jouw workflows. Daarnaast behoud je jouw concurrentievoordeel, doordat je kernprocessen optimaal worden ondersteund zonder compromissen te sluiten op wat jouw organisatie uniek maakt. Ook biedt maatwerk de flexibiliteit en schaalbaarheid om mee te groeien met je bedrijf en zich aan te passen aan veranderende behoeften. Bovendien kan maatwerksoftware beter worden aangesloten op je bestaande systemen en tools, wat zorgt voor een betere integratie binnen je IT-landschap.

Business case

De vierde vraag die je moet stellen is: “Wegen de baten op tegen de kosten?”. Stel hiervoor een business case op die inzicht biedt in zowel tastbare voordelen, zoals kostenbesparingen en efficiëntie, als minder tastbare voordelen, zoals verbeterde concurrentiepositie en klant- of medewerkerstevredenheid door gebruiksvriendelijke systemen.

Vergeet daarbij niet de verschillende soorten investeringen te vergelijken, zoals maatwerk, hybride oplossingen of standaardsoftware, om de beste keuze voor jouw organisatie te maken. Het kan namelijk best wel eens zo zijn dat maatwerk goedkoper is dan een standaardoplossing. Zeker als je slechts een gedeelte van de standaardoplossing nodig hebt of daarmee geen dure module hoeft aan te schaffen.

Samengevat

Bij de keuze tussen een generieke oplossing of maatwerk voor een IT-systeem, zijn er vier belangrijke overwegingen:

1. Uniekheid van het proces: Als het proces veelvoorkomend is (bijvoorbeeld kosten declareren), is een generieke oplossing vaak geschikt. Bij unieke processen is maatwerk vaak nodig.
2. Bijzonderheden en uitzonderingen: Als je proces specifieke velden, integraties of workflows vereist, kan maatwerk noodzakelijk zijn. Een hybride oplossing kan ook een optie zijn, waarbij maatwerk aan een standaardoplossing wordt toegevoegd.
3. Impact op onderscheidend vermogen: Als het proces essentieel is voor je bedrijf, kies dan vaak voor maatwerk om je concurrentievoordeel te behouden en de software volledig af te stemmen op je unieke processen.
4. Business case: Maak een business case waarin je de kosten en baten (zowel de tastbare als niet-tastbare voordelen) tegen elkaar afweegt. Vergelijk daarbij de verschillende type oplossingen: maatwerk, hybride, of standaard.